Quando prenoti il tuo intrattenimento, pensa ai tuoi ospiti, alla natura del tuo evento e al tuo budget. Puoi prenotare opzioni di intrattenimento come musicisti, ballerini, oratori e comici. Ricerca i tipi di spettacoli e intrattenitori che funzionano per il tuo evento. Contatta l'animatore e negozia la logistica. Con un po' di pianificazione, puoi rendere il tuo prossimo evento indimenticabile!
Passi
Parte 1 di 3: Scegli il tuo intrattenimento
Passaggio 1. Ricerca i costi totali dell'evento e imposta un budget per l'intrattenimento
Potresti già avere un budget in mente, ma cerca di abbattere quanto puoi destinare all'intrattenimento. Ricorda di includere altri costi, come cibo, decorazioni e regali, e guarda cosa ti rimane nel tuo budget.
Passaggio 2. Prenota in anticipo per assicurarti le tue scelte migliori
Considera le tue opzioni di intrattenimento molto prima del tuo evento e pianifica di prenotare il tuo animatore in anticipo. Gli animatori sono spesso molto impegnati e possono prenotare con mesi di anticipo.
Non devi affrettarti a prendere una decisione, ma guarda nei calendari degli artisti per avere un'idea della loro disponibilità. Puoi guardare i loro prossimi eventi sul loro sito web
Passaggio 3. Scegli il tipo di prestazione
Puoi scegliere una varietà di opzioni di performance, come musicista, ballerino o oratore. Prendi la tua decisione in base ai tuoi ospiti e allo stile dell'evento. Considera l'età, il background e la cultura dei tuoi ospiti. Pensa alle tue esigenze di intrattenimento per l'evento e scegli un tipo di spettacolo che si adatti bene al tuo evento.
- Vuoi un musicista, come una band, un cantante acustico o un DJ? Oppure stai cercando uno spettacolo di danza o una scenetta comica?
- La festa è per il compleanno o la laurea di un bambino? O questo è un baby shower?
- Puoi diventare creativo e prenotare intrattenimento meno comune, come artisti del fuoco, hula hooper o ventriloqui.
SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Passaggio 4. Decidi il genere e lo stile
Forse vuoi prenotare un ballerino, ma ci sono un certo numero di stili di danza tra cui puoi scegliere. Vuoi un balletto, tip tap o danzatrice del ventre? Pensa a quale stile specifico di musica, commedia o conferenza vorresti ospitare. Questo ti aiuterà a restringere la tua ricerca.
Passaggio 5. Ricerca le tue scelte migliori per gli intrattenitori
Dopo che hai un'idea del genere o dello stile, vai online e cerca gli artisti che si adattano ai tuoi criteri. Cerca qualcuno con esperienza e che abbia diverse referenze e recensioni solide.
Prova a scoprire dettagli come il background delle prestazioni, il livello di esperienza, la formazione o l'istruzione
Passaggio 6. Guarda le esibizioni dal vivo, di persona o registrazioni video
Video di Google degli animatori che ti interessa prenotare. Cerca eventuali video musicali o registrazioni di esibizioni dal vivo. Guarda le esibizioni per avere un'idea di cosa aspettarti. Sarà una buona idea per il tuo evento?
Presta attenzione a come la folla reagisce alla musica o all'esibizione. Tutti si stanno divertendo? L'intrattenitore si comporta bene? Rispondere a domande come questa può aiutarti a individuare potenziali intrattenitori
Parte 2 di 3: Capire la logistica
Passaggio 1. Contatta direttamente un intrattenitore
Controlla il loro sito web per cercare informazioni sulla prenotazione. Alcuni potrebbero avere un numero di telefono da chiamare o un modulo di contatto da compilare. Indica il luogo e la data dell'evento. Includi dettagli come la natura dell'evento e qualsiasi aspettativa che potresti avere. Sii conciso e amichevole.
Potresti non entrare in contatto direttamente con l'esecutore, e va bene. Parla con il loro manager o agente del tuo evento
Passaggio 2. Utilizza un agente di talento o un'agenzia di intrattenimento, se lo desideri
Il lavoro di un agente di talento è quello di accoppiare artisti con clienti per eventi dal vivo. Le agenzie di intrattenimento sono aziende focalizzate sulla fornitura di intrattenimento per eventi. Puoi cercare aziende o agenti online per aiutarti a trovare artisti.
- Possono anche aiutarti con gli aspetti aziendali, come la negoziazione del contratto e l'hashing dei dettagli.
- Gli agenti e le aziende ottengono una percentuale su ogni contratto di intrattenimento, quindi tienilo a mente quando prepari il tuo budget.
- Il tempo di risposta tipico è di 3-5 giorni. Rispondi con un'altra email se non hai ricevuto una risposta dopo circa 5 giorni.
Passaggio 3. Consulta la tua sede in merito a eventuali restrizioni sugli eventi
Se la tua sede è prenotata o stai ancora decidendo, fai il check-in con la sede per discutere del tuo evento. Alcuni luoghi sono più adatti per determinati eventi rispetto ad altri ed è utile esaminare il luogo in cui si trova prima di decidere quale tipo di intrattenimento.
- Puoi chiamare o inviare un'e-mail direttamente alla sede o cercare informazioni sul loro sito web.
- Assicurati che ci sia abbastanza spazio per l'intrattenimento a cui stai pensando. Pensa anche se il tuo evento sarà al chiuso o all'aperto.
- Ad esempio, se desideri prenotare un DJ, avrà bisogno di spazio per allestire apparecchiature audio e un tavolo o due. Avrai anche bisogno di spazio per una pista da ballo e forse un laser o due! Tienilo a mente mentre stai cercando luoghi o prenotando il tuo intrattenitore.
Passaggio 4. Richiedi una consulenza con il tuo animatore o agente di prenotazione
È più facile superare le aspettative e discutere il prezzo faccia a faccia. Se il tuo intrattenitore ha tempo e se funziona con il tuo programma, organizza un incontro per rivedere il tuo evento.
Passaggio 5. Discuti di eventuali domande, richieste e requisiti con il tuo artista
Puoi discutere di persona o per telefono. Fai qualsiasi domanda all'intrattenitore o al suo manager e rispondi a domande per chiarire la natura del tuo evento. Assicurati di chiedere se il tuo intrattenitore ha esigenze particolari.
- Se hai richieste particolari, come canzoni o ringraziamenti, comunicaglielo in anticipo.
- Eliminare tutti questi dettagli prima dell'evento aiuta a prevenire problemi di comunicazione e garantisce che tutti siano felici e si divertano.
Passaggio 6. Concordare la tariffa di prenotazione
La maggior parte degli animatori applica una tariffa standard, di solito a ore. L'intrattenitore o il suo agente ti offrirà un prezzo e potrai discutere il prezzo in termini di budget. Forse discuti su come far funzionare la loro tariffa all'interno del tuo budget, ad esempio accorciando i tempi. O forse hanno modificato le tariffe in base alla natura del tuo evento.
- Negozia il prezzo con l'esecutore proponendo una tariffa inferiore del 10% rispetto a quella offerta.
- Va bene abbandonare l'accordo proposto se non funziona per te. Dì semplicemente: "Questo non è nel mio budget. Mi scuso per qualsiasi inconveniente."
Passaggio 7. Scrivi e firma un contratto se desideri accordi ufficiali
Tu e il tuo artista potete parlare dei dettagli e negoziare i vostri accordi finché entrambe le parti non saranno soddisfatte. Quindi, metti per iscritto gli accordi, in modo che tutti siano chiari sulle aspettative e sul tasso di retribuzione. Chiedi al tuo intrattenitore e al suo agente o manager di firmare il contratto, quindi firmalo tu stesso.
Puoi anche fare un accordo verbale se preferisci
Parte 3 di 3: Prepararsi per un grande evento
Passaggio 1. Designare il proprio spazio per le esibizioni
Scegli dove vuoi mostrare il tuo intrattenimento. Ripulisci la tua area e sistema tutti i mobili o le decorazioni, come il palco, la pista da ballo e l'attrezzatura audio.
Puoi basare i tuoi preparativi su qualsiasi altra prenotazione e sulla natura del tuo evento. Ad esempio, forse stai aspettando un ordine di catering
Passaggio 2. Assicurati che tutti gli ospiti possano vedere e ascoltare il tuo intrattenimento
Prima dell'evento, prova il luogo dello spettacolo e l'attrezzatura audio. Verifica che il microfono funzioni e che il suono possa essere ascoltato da tutte le angolazioni della stanza. Se hai una performance visiva, posizionati in vari punti della stanza per controllare la visibilità.
Apportare modifiche alla posizione e al suono del tuo artista, se necessario
Passaggio 3. Pianificare i ritardi, per ogni evenienza
Anche Broadway prepara dei sostituti, quindi preparati a tutto. Dovresti sempre aspettarti l'inaspettato e avere una certa flessibilità quando pianifichi gli eventi. Avere alcune idee per riempire il tempo in mente per un ritardo di 30 minuti o 3 ore.
- Puoi avere un intrattenitore di riserva, un breve benvenuto o una presentazione, per esempio.
- Nel caso in cui il tuo DJ cancelli, puoi pianificare di riprodurre la tua musica. Usa CD, app per cellulari o il tuo computer.
- Se il tuo comico è in ritardo, chiedi a qualcuno di improvvisare prima che arrivi!
