Come archiviare in ordine alfabetico (con immagini)

Sommario:

Come archiviare in ordine alfabetico (con immagini)
Come archiviare in ordine alfabetico (con immagini)
Anonim

L'archiviazione alfabetica è un modo fondamentale per organizzare i documenti che ti consente di archiviare, accedere e gestire rapidamente i tuoi file personali e aziendali

Implementando l'archiviazione alfabetica nella tua vita, ti assicurerai che tutti i documenti siano protetti e prontamente disponibili. Esistono molte regole su come archiviare in ordine alfabetico in inglese per preservare un sistema di archiviazione ragionevole. Fortunatamente, è semplice iniziare con nuovi documenti e non è ancora una modifica difficile da apportare se è necessario riorganizzarsi!

Passi

Parte 1 di 2: archiviazione in ordine alfabetico

File in ordine alfabetico Passaggio 1
File in ordine alfabetico Passaggio 1

Passaggio 1. Decidi il sistema alfabetico che utilizzerai

Anche qualcosa di apparentemente semplice come l'archiviazione alfabetica offre diverse opzioni tra cui scegliere. È importante scegliere un sistema e utilizzarlo in modo coerente.

  • L'archiviazione lettera per lettera considera ogni lettera di ogni parola nell'ordine di apparizione, ignorando gli spazi tra le parole.
  • L'archiviazione parola per parola ordina gli elementi in base alla prima lettera di ogni parola in successione.
  • L'archiviazione unità per unità tiene conto di ogni parola, abbreviazione e iniziale, ordinando gli elementi in base a queste. Il sistema unità per unità è generalmente consigliato.
File in ordine alfabetico Passaggio 2
File in ordine alfabetico Passaggio 2

Passaggio 2. Raggruppa gli elementi

Una volta che hai tutti gli elementi che devi archiviare, decidi come vuoi raggruppare i file. Puoi scegliere il formato del dizionario, in cui tutti i file sono messi in un ordine alfabetico, indipendentemente dal tipo di file o dagli elementi che contiene. Puoi anche utilizzare il formato enciclopedia, in cui gli elementi sono raggruppati per tipo o argomento, quindi ogni gruppo è disposto in ordine alfabetico.

Se hai molti tipi diversi di articoli da archiviare (ricette, ricevute fiscali, lettere, ecc.), può essere utile utilizzare il formato dell'enciclopedia. Raggruppa prima gli elementi per tipo, quindi ordina in ordine alfabetico gli elementi in ciascun gruppo. Mantieni i gruppi separati usando divisori o codici colore

File in ordine alfabetico Passaggio 3
File in ordine alfabetico Passaggio 3

Passaggio 3. Indicizza i tuoi file

L'indicizzazione è il modo di posizionare ogni sezione di un titolo nell'unità corretta. Per indicizzare gli elementi prima di archiviarli, è necessario scomporre gli elementi del nome di ciascun elemento e creare un nuovo nome in ordine alfabetico, che potrebbe differire dal nome standard. Per esempio:

  • Supponiamo di avere i seguenti elementi da indicizzare e archiviare: un articolo sugli oritteropi intitolato "L'alimentazione notturna degli oritteropi", una biografia della nota esperta di oritteropi Jane A. Doe e una brochure promozionale per una mostra sugli oritteropi allo zoo di Detroit.
  • La biografia di Jane A. Doe sarebbe indicizzata come "Doe, Jane A. " poiché i cognomi vengono prima nell'archiviazione. Sarebbe archiviata sotto la lettera "D".
  • L'articolo "Alimentazione notturna di Aardvarks" potrebbe essere indicizzato così com'è, se si sceglie il raggruppamento in stile dizionario. Potrebbe essere archiviato sotto la lettera "N" (per "Notturno"), utilizzando questo raggruppamento.
  • In alternativa, puoi indicizzare "Alimentazione notturna di Aardvarks" come "Aardvarks, Alimentazione notturna di". Ciò avrebbe senso se si utilizzasse un raggruppamento in stile enciclopedia e non solo l'archiviazione di elementi relativi agli oritteropi. L'elemento sarebbe quindi archiviato sotto "A".
  • L'opuscolo promozionale potrebbe essere indicizzato come "Oritteropo, reperti (Zoo di Detroit)." Questo avrebbe senso se prevedi di avere diversi materiali sugli oritteropi esposti, ad esempio, potresti avere un altro oggetto da indicizzare come "Oritteropo, reperti (Toledo Zoo)."
  • In alternativa, l'opuscolo promozionale potrebbe essere indicizzato come "Zoo di Detroit (mostra Aardvark)." Questo potrebbe avere senso se prevedi di avere diversi articoli relativi allo zoo di Detroit o se desideri utilizzare un raggruppamento in stile enciclopedia per archiviare gli articoli per posizione geografica.
File in ordine alfabetico Passaggio 4
File in ordine alfabetico Passaggio 4

Passaggio 4. Ordina i file in ordine alfabetico in base al loro nome indicizzato

La regola generale per l'archiviazione alfabetica è disporre gli elementi in ordine dalla A (prima) alla Z (ultima). Utilizzare informazioni sempre più specifiche per distinguere e ordinare articoli separati. Ad esempio:

  • L'ordine dei file indicizzati nel passaggio precedente potrebbe quindi essere (a seconda del sistema utilizzato): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)," e "Nocturnal Feeding of Aardvarks" O "Aardvarks, mostre (Zoo di Detroit),” “Aardvarks, Nocturnal Feeding of” e “Doe, Jane A.”
  • Un file per "Wallaby" verrebbe dopo un file per "Emu". Un file per "Kangaroo" verrebbe in mezzo e un file per "Aardvark" verrebbe prima di uno per "Bear" e uno per "Emu". Questo ti darebbe il seguente ordine di file: "Aardvark, " "Orso, " "Emu, " "Canguro, " "Wallaby".
  • Se poi hai aggiunto un file per "Formichiere", verrà dopo qualsiasi file per "Aardvark". Poiché entrambi iniziano con la lettera "A", devi guardare la seconda lettera di ogni parola (rispettivamente "N" e "A") per determinare l'ordine, quindi organizzare i file in base a questo. Il nuovo ordine sarebbe: "Aardvark", "Formichiere", "Orso", "Emu", "Canguro", "Wallaby".
File in ordine alfabetico Passaggio 5
File in ordine alfabetico Passaggio 5

Passaggio 5. Etichetta le cartelle dei file

Per facilitare l'individuazione degli elementi, etichetta ogni cartella di file con il nome indicizzato corretto degli elementi che contiene. Ciò semplificherà anche l'introduzione di nuovi file nell'ordine corretto.

  • Metti gli elementi nella cartella designata per loro.
  • Potresti anche trovare utile codificare a colori i tuoi file per migliorarne l'usabilità. Ad esempio, se stai utilizzando un raggruppamento in stile enciclopedia, assegna a ciascun gruppo un colore separato ed etichetta ogni elemento/file in ciascun gruppo con il rispettivo colore.
File in ordine alfabetico Passaggio 6
File in ordine alfabetico Passaggio 6

Passaggio 6. Documentare il sistema di indicizzazione e archiviazione

Sii coerente con il tuo sistema di indicizzazione e archiviazione, qualunque esso sia. Assicurati che chiunque abbia accesso ai file sia a conoscenza del sistema. Ad esempio, puoi creare e condividere un documento che dettaglia le regole del tuo sistema di archiviazione. Ciò consentirà a tutti di utilizzare il sistema di archiviazione in modo efficiente.

File in ordine alfabetico Passaggio 7
File in ordine alfabetico Passaggio 7

Passaggio 7. Archivia correttamente i nuovi elementi

Posiziona i file nel cabinet in base ai nomi indicizzati e all'ordine alfabetico, in base al sistema che utilizzi. Sposta i file correnti secondo necessità per posizionare i nuovi file nella posizione corretta.

Parte 2 di 2: Trattare con casi speciali

File in ordine alfabetico Passaggio 8
File in ordine alfabetico Passaggio 8

Passaggio 1. Archivia gli elementi sotto il loro termine significativo

A volte, ha senso archiviare gli elementi in base alle parole chiave, indipendentemente dall'ordine in cui appaiono le parole in un titolo o in un nome. Ciò garantisce che un file possa essere indicizzato e individuato utilizzando il termine più logico. Ad esempio

"First Bank of Chicago" potrebbe essere indicizzata e archiviata come "Chicago, First Bank of". "Chicago" è il termine chiave in questa voce, piuttosto che "First" o "Bank", specialmente se potresti avere altri elementi con nomi simili, come "First Bank of Tulsa" o "Chicago Bank and Trust"

File in ordine alfabetico Passaggio 9
File in ordine alfabetico Passaggio 9

Passaggio 2. Ordina i nomi per cognome

Gli standard di archiviazione tipici raccomandano di indicizzare le persone in base al cognome, poiché il cognome è considerato il termine significativo.

  • Pertanto, "Jane A. Doe" verrebbe indicizzato e archiviato come "Doe, Jane A".
  • Metti i titoli (Dottore, Signora, Maggiore, ecc.) alla fine. “Dott. Jane A. Doe", ad esempio, verrebbe indicizzata e archiviata come "Doe, Jane A., Dr."
  • In genere, ordina i nomi così come sono scritti, lettera per lettera. Ad esempio, "MacDonald" verrebbe prima di "McDonald". Allo stesso modo, "D", "L", "Le", "de", ecc. sono considerati parte del nome, non unità separate. Ad esempio, ordina i file "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" e "Wolfe" in questo ordine (e NON come "L'Engle, "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe").
  • Un'eccezione comune a queste regole sui nomi è quando il nome di una persona fa parte del nome di un'azienda o di un'organizzazione. In questi casi, tratta il nome della persona come unità all'interno del nome dell'attività. Ad esempio, "Jane A. Doe Pest Control" verrebbe archiviato sotto "J" e NON indicizzato come "Doe, Jane A. Pest Control".
File in ordine alfabetico Passaggio 10
File in ordine alfabetico Passaggio 10

Passaggio 3. Ignora articoli, congiunzioni e preposizioni

Articoli (come "a", "an", e "il"), congiunzioni (come "e", "ma," e "o") e preposizioni (come "per", "di" e “in”) vengono generalmente saltati durante l'indicizzazione e l'archiviazione alfabetica, poiché non sono considerati termini significativi. Questo è il caso anche quando formano l'inizio del nome di un elemento. Ad esempio:

  • "An Investigation of Emu Feeding Practices" dovrebbe essere archiviato sotto "E", per "Emu" (la parola significativa nel titolo di questo articolo), piuttosto che "A" per "an".
  • "Doe and Smith Pest Control" sarebbe archiviato dopo "Doe, Jane A." Entrambi i nomi indicizzati iniziano con la parola "Doe", quindi si passa al termine significativo successivo in ciascuno ("Smith" e "Jane", rispettivamente) per determinare l'ordine dei file. Ignora la parola "e", poiché non è significativa.
File in ordine alfabetico Passaggio 11
File in ordine alfabetico Passaggio 11

Passaggio 4. Tratta le abbreviazioni come se fossero state scritte

Durante l'indicizzazione e l'archiviazione di elementi, potresti incontrare abbreviazioni come "Mfg". (per "Produzione") o "Inc." (per “Incorporato). In genere, dovresti indicizzare e archiviare gli elementi come se queste abbreviazioni fossero state scritte, piuttosto che semplicemente come stringhe di lettere.

Ad esempio, "Jane A. Doe Mining Company" verrebbe archiviata dopo "Jane A. Doe Mfg"

File in ordine alfabetico Passaggio 12
File in ordine alfabetico Passaggio 12

Passaggio 5. Archiviare i numeri normalmente

Durante l'archiviazione degli elementi in ordine alfabetico, potresti incontrare dei numeri all'interno dei loro titoli. In genere, i numeri dei file sono normalmente, piuttosto che come se fossero enunciati. I numeri vengono anche archiviati prima delle lettere.

  • Ad esempio, "3M Company" verrebbe archiviata prima di "100 Great Business Ideas" (poiché "3" viene prima di "100").
  • "Great Business Ideas" e "Great Business Leaders" dovrebbero essere archiviati dopo "100 Great Business Ideas", poiché i numeri sono disposti prima delle lettere.
  • I numeri già scritti vengono trattati come parole, anziché come numeri. Ad esempio, archivia gli elementi "100 grandi imprenditori", "Grandi idee imprenditoriali" e "Duecento grandi idee imprenditoriali" in questo ordine.
  • Se serve ai tuoi scopi di archiviazione, tuttavia, puoi fare un'eccezione e archiviare sempre i numeri come se fossero stati enunciati.
File in ordine alfabetico Passaggio 13
File in ordine alfabetico Passaggio 13

Passaggio 6. Gestire eventuali caratteri speciali

Tutti i caratteri non alfabetici o non numerici che si incontrano durante l'indicizzazione e l'archiviazione degli elementi devono essere presi in considerazione. Cosa fare con questi personaggi, tuttavia, dipende dal loro tipo:

  • La punteggiatura (come apostrofi, punti e virgole) viene generalmente ignorata durante l'indicizzazione e l'archiviazione degli elementi. Ad esempio, archivia "Washington's Best Coffee" e "Washington State Fair" in questo ordine.
  • I segni diacritici sono trattati come la lettera corrispondente, senza il segno diacritico. Ad esempio, archivia "Éclair" come "Eclair" e "Über" come "Uber". L'eccezione a questo è quando si archivia secondo l'alfabeto di una lingua che utilizza segni diacritici, nel qual caso si dovrebbe seguire il normale ordine alfabetico di quella lingua.
File in ordine alfabetico Passaggio 14
File in ordine alfabetico Passaggio 14

Passaggio 7. Utilizzare la regola generale "niente prima di qualcosa" quando necessario

In genere, gli spazi (compresi la punteggiatura e altri elementi che vengono saltati) vengono ignorati durante l'archiviazione in ordine alfabetico. Tuttavia, nei casi in cui hai elementi che iniziano allo stesso modo, utilizza uno spazio o la regola "niente prima di qualcosa" per determinare l'ordine di archiviazione.

  • Ad esempio, archivia "North East Bank", "North East Manufacturing" e "Northeast Bank" in questo ordine.
  • Allo stesso modo, "Doe, Jane A." verrebbe archiviato prima di "Doe, Jane A., Dr."
File in ordine alfabetico Passaggio 15
File in ordine alfabetico Passaggio 15

Passaggio 8. Se necessario, distinguere i file in base a informazioni più dettagliate

In casi più rari, le informazioni alfabetiche non sono sufficienti per determinare l'ordine dei file. In questi casi, è necessario utilizzare ulteriori informazioni per indicizzare e ordinare gli articoli. Contrassegna queste informazioni aggiuntive sui rispettivi file per aiutarti a distinguerli. Ad esempio:

  • Se avevi articoli per due persone diverse di nome Jane A. Doe, potresti ordinarli per data di nascita. Il file "Doe, Jane A. (n. 1853)" verrebbe quindi prima del file "Doe, Jane A. (n. 1967).
  • Puoi anche ordinare gli articoli in base all'area geografica quando devi fare distinzioni. Se si dispone di file per tre banche diverse in tre località diverse e ciascuna banca si chiama "First United Bank and Trust", è possibile ordinarli in ordine alfabetico nell'ordine "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank and Trust" (Georgia)", "First United Bank and Trust". Trust (Oklahoma),” e “First United Bank and Trust (South Dakota).”
  • Allo stesso modo, se avessi articoli per due diversi orsi o tipi di orsi, li distingueresti ulteriormente, in base alla specie, alla posizione geografica, ecc. Ad esempio, potresti avere file su "Orso, Bruno" e "Orso, Grizzly" (in questo ordine), o file su "Bears (europeo)" e "Orsi (nordamericano)" (in quest'ordine).
File in ordine alfabetico Passaggio 16
File in ordine alfabetico Passaggio 16

Passaggio 9. Pubblicizza eccezioni e regole speciali

Assicurati che tutti coloro che utilizzano i tuoi file siano a conoscenza di eventuali eccezioni alle linee guida standard che vengono prese in considerazione nel tuo sistema di archiviazione. Ciò contribuirà a garantire che tutti possano utilizzare il sistema di archiviazione in modo corretto ed efficiente.

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