Poche cose sono più importanti per un ufficio efficiente di un sistema di archiviazione che funzioni. Che tu sia l'unico ad accedere ai file o che condividi con uno staff, il sistema di archiviazione che scegli deve essere organizzato in modo che tutti possano trovare ciò che stanno cercando. Se il sistema di archiviazione è difficile da usare, ti aggrapperai ai documenti per paura di perderli nei file e presto avrai pile di carte che coprono la tua scrivania.
Passi
Passaggio 1. Decidi un sistema di archiviazione
Qualunque cosa sia, deve avere un senso, così saprai esattamente dove si trova ogni pezzo di carta. Le tue opzioni sono:
- Alfabetico. Questo sistema è il migliore quando la maggior parte dei tuoi file saranno nomi di clienti, pazienti o clienti.
- Oggetto o categoria: la maggior parte dei file system è organizzata per argomento o categoria, il che funziona bene se impostato correttamente, ma può anche creare confusione quando non lo è.
- Numerico/Cronologico. Questo è meglio quando i tuoi file sono costituiti principalmente da materiale numerato o datato, come ordini di acquisto o ricevute.
Passaggio 2. Riempi i cassetti dei documenti con cartelle sospese
Le cartelle sospese non verranno mai rimosse, fungendo da segnaposto per le buste manila che toglierete dal cassetto.
Passaggio 3. Ordina i tuoi documenti in pile per categoria
Se una pila diventa alta più di un pollice o due, dividila in sottocategorie. Se una pila è troppo sottile, combinala con un'altra pila e rinominala. I nomi delle pile dovrebbero rendere facile determinare in quale pila va inserito ogni pezzo di carta.
Passaggio 4. Posiziona ogni pila in una cartella manila ed etichettala chiaramente
È meglio usare cartelle con schede al centro piuttosto che sfalsate perché rende i file più ordinati.
Passaggio 5. Posiziona le cartelle manila nelle cartelle sospese
Per la maggior parte dei file, funzioneranno le normali cartelle sospese, ma per i file spessi o i file che dovevi dividere in sottocategorie, usa le cartelle in fondo alla scatola. Puoi ordinare le cartelle come preferisci, ma la maggior parte delle persone utilizza un sistema alfabetico a questo punto.
Passaggio 6. Etichetta le cartelle sospese con gli stessi nomi delle cartelle manila
Posiziona tutte le linguette di plastica a sinistra della cartella, a meno che tu non stia utilizzando uno schedario laterale. Per le cartelle laterali, che vanno da sinistra a destra quando si apre il cassetto invece che dalla parte anteriore a quella posteriore, posizionare le linguette sul lato destro.
Passaggio 7. Posiziona una scorta di cartelle sospese e manila vicino ai file in modo da poter aggiungere facilmente una cartella se ti trovi con un pezzo di carta che non appartiene a una cartella esistente
Evita cartelle troppo spesse o troppo sottili. Potresti anche voler rietichettare le cartelle e ridistribuire i documenti se decidi di dover riclassificare.
Passaggio 8. Alla fine dell'anno, rimuovi tutte le cartelle, etichetta le cartelle di manila fresche con gli stessi nomi di categoria e inseriscile nei file
Passa attraverso le vecchie cartelle per vedere se qualcosa deve essere trasferito nei file correnti e inserisci il resto nel tuo archivio.
Suggerimenti
Potresti essere tentato di codificare a colori i tuoi file, utilizzare il computer per stampare etichette di file o rendere i tuoi file più attraenti. Tuttavia, quando devi apportare una modifica, come l'aggiunta di una singola cartella, non sarai felice se scopri di essere fuori dalle cartelle dei colori giusti o se devi scrivere a mano un'etichetta di file. È meglio mantenere le cose semplici
Avvertenze
- Non creare mai una pila mista per ciò che non puoi classificare, perché tutto finirà lì.
- Una volta stabilito un sistema di archiviazione, devi tenere il passo con la tua archiviazione. Dedica del tempo ogni giorno per prendere i documenti dalla tua scrivania e archiviarli. Resisti alla tentazione di posizionare un cestino di archiviazione profondo sopra i tuoi file, perché lo riempirai e diventerà un altro file.
