Organizzare un archivio può essere difficile, che si tratti di un armadietto domestico pieno di fatture pagate e informazioni fiscali o di un armadio di lavoro pieno di progetti e fatture completati. Organizza il tuo schedario eliminando i vecchi file, trovando un sistema di archiviazione che funzioni per te e mantenendolo continuamente.
Passi
Parte 1 di 4: Eliminazione dei vecchi documenti
Passaggio 1. Acquista uno schedario se non ne hai uno
Cerca un armadio di buona qualità che sia di buone dimensioni per la tua casa o il tuo ufficio nel rispetto del tuo budget. Considera un armadio ignifugo e impermeabile, in caso di disastri naturali che potrebbero colpire la tua casa. Un fascio di tali armadi si trova nei negozi locali, nei negozi di mobili, nelle falegnamerie e nei centri commerciali.
Passaggio 2. Inizia a esaminare i tuoi file
Metti da parte tutto ciò che è ovviamente vecchio o non necessario. Accantonare:
- Ricevute per prodotti che non possiedi più.
- Posta indesiderata
- Vecchie bollette per servizi che non usi più
- Lettere commerciali da un vecchio lavoro
- Timbri che non ti servono più
Passaggio 3. Non aver paura di sbarazzarti delle cose
Sebbene alcuni documenti come i certificati di nascita e le informazioni fiscali siano ovviamente importanti, potrebbero esserci posta indesiderata o vecchie ricevute che sembrano importanti ma in realtà non lo sono. Pensa a ciascun documento mentre prendi la tua decisione e pensa se potrebbe essere effettivamente utile in futuro. Se non te lo perderesti se scomparisse per un anno, probabilmente va bene buttarlo via.
Passaggio 4. Fai attenzione quando butti via le cose al lavoro
Assicurati di chiedere ai tuoi supervisori prima di buttare via qualsiasi cosa, poiché potrebbe essere più importante di quanto pensi. La tua azienda potrebbe anche avere politiche su quanto tempo le cose devono essere conservate e come devono essere smaltite.
Passaggio 5. Decidi quali cose devono essere conservate
Questo dipenderà generalmente da quanto sono recenti o utili. Usa discrezione e pensa se i documenti saranno utili o necessari in futuro. Se sono davvero importanti, tienili. Per informazioni fiscali, documenti assicurativi e documenti vitali, conservali per i seguenti periodi di tempo:
- Conserva le informazioni sulla dichiarazione dei redditi per 7 anni, così come le ricevute degli articoli che hai detratto dalle tasse. L'IRS può controllare qualsiasi restituzione fino a 6 anni dopo la presentazione delle tasse.
- Conserva i registri assicurativi, le dichiarazioni dei mutui e la prova delle donazioni di beneficenza per un massimo di tre anni.
- Assicurati di conservare documenti molto importanti come certificati di nascita e matrimonio, tessere di previdenza sociale, titoli, atti e passaporti. Tienili al sicuro e non sbarazzartene mai.
Passaggio 6. Distruggi ogni documento che hai messo da parte
Eliminare documenti non distrutti può lasciare le tue informazioni personali esposte a chiunque le veda. Anche se non sei sicuro che il documento sia sensibile, è meglio distruggerlo poiché potrebbe contenere indirizzi, date di nascita o altre informazioni.
Passaggio 7. Distruggi o distruggi anche i media digitali
Molte città e aziende avranno giorni di distruzione in cui i locali oi dipendenti possono portare vecchi floppy disk, CD o dischi rigidi da distruggere. Faranno in modo che sia fatto correttamente.
Parte 2 di 4: organizzazione dei documenti importanti
Passaggio 1. Inizia a organizzare i file rimanenti
Spostati su una scrivania o un grande tavolo e organizza i fogli in pile che siano logiche e sensate per te. Questi diventeranno i tuoi file individuali. Crea pile che ti aiuteranno a trovare esattamente quello che stai cercando. Considera le categorie per gli armadietti domestici come:
- Utilità
- Auto
- Medico
- Animale domestico
- Attività commerciale
- Casa
- Le tasse
- Finanze
Passaggio 2. Chiedi consiglio ai colleghi sugli armadietti di lavoro
Potrebbero esserci convenzioni aziendali specifiche per l'organizzazione di documenti sul posto di lavoro. In caso contrario, archivia in ordine cronologico o alfabetico. Chiedi ai colleghi ordinati quali sistemi funzionano meglio per loro.
Passaggio 3. Mantieni le tue categorie semplici
Più specifico ottieni, più file avrai, il che significherà più disordine nel tuo armadietto. Mantieni i tuoi file principali più generali, quindi organizza i documenti al loro interno.
Passaggio 4. Decidi se organizzare per nome o data
Una volta che hai ordinato ogni foglio nella pila corretta, inizia a organizzarli in un modo che lo renda facile da trovare.
- Per gli elenchi alfabetici, come i marchi sugli scontrini, posiziona gli articoli che iniziano con A in cima alla pila, procedendo fino alla Z.
- Per le archiviazioni cronologiche, come le date delle dichiarazioni dei redditi, posizionare i documenti più recenti in cima alla pila, lavorando verso i documenti più vecchi in fondo.
Passaggio 5. Posiziona ciascuno dei tuoi stack in una cartella
Metti i fogli in modo che il documento in cima alla pila sia nella parte anteriore della cartella. Ciò manterrà i documenti nello stesso ordine in cui li hai organizzati.
Parte 3 di 4: rendere i file facili da trovare
Passaggio 1. Etichetta chiaramente ogni cartella
Assicurati che la scritta sulla linguetta sia grande, leggibile e abbia senso per te e per gli altri nel tuo ufficio o famiglia. Utilizzare un'etichettatrice per maggiore chiarezza.
Passaggio 2. Lascia che ogni cassetto contenga la propria categoria ed etichettala chiaramente
Dividi i tuoi file tra i cassetti in modi che hanno senso per te, con ogni cassetto contenente una categoria distinta. Ogni categoria dovrebbe contenere file correlati, che ti aiuteranno a trovare le cose più facilmente.
- Informazioni finanziarie come documenti fiscali, file di investimento e dichiarazioni di ipoteca potrebbero andare in un cassetto.
- Documenti personali come certificati di nascita, passaporti e cartelle cliniche potrebbero andare in un altro cassetto.
- I manuali di istruzioni per vari articoli potrebbero andare in un altro.
Passaggio 3. Considera l'utilizzo di cartelle colorate
Se memorizzi il colore corrispondente, renderà le tue carte molto più facili da trovare. Se hai già delle cartelle manilla, aggiungile del colore con evidenziatori o pennarelli colorati. Le etichette colorate possono essere utilizzate in modo più sottile per lo stesso scopo.
Passaggio 4. Usa il tuo sistema di colori per creare sottocategorie all'interno dei tuoi cassetti
Un cassetto dei materiali informativi, ad esempio, potrebbe essere suddiviso in cartelle come "Manuali di elettronica", "Manuali di utensili elettrici" e "Manuali di prodotti per la pulizia".
Passaggio 5. Cambia il tuo sistema se non ha senso
Dopo un mese o due di utilizzo, non aver paura di cambiare le cose che non funzionano per te. Sposta file diversi in primo piano o dividi categorie difficili da distinguere. Ricorda che il tuo schedario è un sistema per te e deve conformarsi al tuo flusso di lavoro.
Parte 4 di 4: Mantenimento dell'organizzazione
Passaggio 1. Sii proattivo per rimanere organizzato
Presta attenzione immediata alla posta e ai documenti non appena arrivano e, una volta che li hai gestiti, archiviali subito.
Passaggio 2. Imposta una casella di posta sulla scrivania di casa o dell'ufficio
Controlla la posta in arrivo una volta al giorno. Non perderai traccia di nulla in questo modo e non si accumulerà. L'archiviazione non sembrerà un lavoro così ingrato da fare un po' alla volta.
Passaggio 3. Riorganizza spesso il tuo armadietto
Si consiglia la riorganizzazione annuale e puoi persino ripulirla ogni tre mesi se hai un numero elevato di file. La principale fonte di disordine negli schedari sono i vecchi documenti che non ti servono più, quindi elimina e distruggi le cose vecchie se necessario.
Passaggio 4. Considera la possibilità di convertire alcuni dei tuoi file in media digitali
Più documenti puoi conservare in formato digitale, meno disordine fisico avrai in uno schedario. Buoni candidati per la scansione includono ricevute, prove di donazione o estratti conto. Alcuni potrebbero anche essere già disponibili online.
Passaggio 5. Crea un documento principale
Nel documento, spiega come funziona il tuo sistema di archiviazione e dove si trovano le cose. In caso di emergenza o problema imprevisto, altri potrebbero aver bisogno di sapere come cercare i tuoi file.
Suggerimenti
- Tieni i tuoi schedari chiusi a chiave se hai bambini curiosi o familiari indiscreti.
- In caso di problemi con l'apertura del lucchetto, vedere Come scegliere un lucchetto per schedario.
- Conserva documenti molto sensibili come certificati di nascita o titoli di proprietà in una cassetta di sicurezza o in una custodia ignifuga se temi che lo schedario non sia abbastanza sicuro.
Avvertenze
- Se vivi in una zona soggetta a terremoti, fissa gli armadietti a un muro stabile. Ciò impedirà loro di cadere su una persona o di bloccare una porta durante un evento sismico.
- Carica i tuoi file con attenzione. Se un cassetto superiore è pieno e i cassetti sottostanti sono vuoti, potrebbe ribaltarsi.