Come organizzare uno schedario (con immagini)

Sommario:

Come organizzare uno schedario (con immagini)
Come organizzare uno schedario (con immagini)
Anonim

Organizzare un archivio può essere difficile, che si tratti di un armadietto domestico pieno di fatture pagate e informazioni fiscali o di un armadio di lavoro pieno di progetti e fatture completati. Organizza il tuo schedario eliminando i vecchi file, trovando un sistema di archiviazione che funzioni per te e mantenendolo continuamente.

Passi

Parte 1 di 4: Eliminazione dei vecchi documenti

Organizzare uno schedario Passaggio 1
Organizzare uno schedario Passaggio 1

Passaggio 1. Acquista uno schedario se non ne hai uno

Cerca un armadio di buona qualità che sia di buone dimensioni per la tua casa o il tuo ufficio nel rispetto del tuo budget. Considera un armadio ignifugo e impermeabile, in caso di disastri naturali che potrebbero colpire la tua casa. Un fascio di tali armadi si trova nei negozi locali, nei negozi di mobili, nelle falegnamerie e nei centri commerciali.

Organizzare uno schedario Passaggio 2
Organizzare uno schedario Passaggio 2

Passaggio 2. Inizia a esaminare i tuoi file

Metti da parte tutto ciò che è ovviamente vecchio o non necessario. Accantonare:

  • Ricevute per prodotti che non possiedi più.
  • Posta indesiderata
  • Vecchie bollette per servizi che non usi più
  • Lettere commerciali da un vecchio lavoro
  • Timbri che non ti servono più
Organizzare uno schedario Passaggio 3
Organizzare uno schedario Passaggio 3

Passaggio 3. Non aver paura di sbarazzarti delle cose

Sebbene alcuni documenti come i certificati di nascita e le informazioni fiscali siano ovviamente importanti, potrebbero esserci posta indesiderata o vecchie ricevute che sembrano importanti ma in realtà non lo sono. Pensa a ciascun documento mentre prendi la tua decisione e pensa se potrebbe essere effettivamente utile in futuro. Se non te lo perderesti se scomparisse per un anno, probabilmente va bene buttarlo via.

Organizzare uno schedario Passaggio 4
Organizzare uno schedario Passaggio 4

Passaggio 4. Fai attenzione quando butti via le cose al lavoro

Assicurati di chiedere ai tuoi supervisori prima di buttare via qualsiasi cosa, poiché potrebbe essere più importante di quanto pensi. La tua azienda potrebbe anche avere politiche su quanto tempo le cose devono essere conservate e come devono essere smaltite.

Organizzare uno schedario Passaggio 5
Organizzare uno schedario Passaggio 5

Passaggio 5. Decidi quali cose devono essere conservate

Questo dipenderà generalmente da quanto sono recenti o utili. Usa discrezione e pensa se i documenti saranno utili o necessari in futuro. Se sono davvero importanti, tienili. Per informazioni fiscali, documenti assicurativi e documenti vitali, conservali per i seguenti periodi di tempo:

  • Conserva le informazioni sulla dichiarazione dei redditi per 7 anni, così come le ricevute degli articoli che hai detratto dalle tasse. L'IRS può controllare qualsiasi restituzione fino a 6 anni dopo la presentazione delle tasse.
  • Conserva i registri assicurativi, le dichiarazioni dei mutui e la prova delle donazioni di beneficenza per un massimo di tre anni.
  • Assicurati di conservare documenti molto importanti come certificati di nascita e matrimonio, tessere di previdenza sociale, titoli, atti e passaporti. Tienili al sicuro e non sbarazzartene mai.
Organizzare uno schedario Passaggio 6
Organizzare uno schedario Passaggio 6

Passaggio 6. Distruggi ogni documento che hai messo da parte

Eliminare documenti non distrutti può lasciare le tue informazioni personali esposte a chiunque le veda. Anche se non sei sicuro che il documento sia sensibile, è meglio distruggerlo poiché potrebbe contenere indirizzi, date di nascita o altre informazioni.

Organizzare uno schedario Passaggio 7
Organizzare uno schedario Passaggio 7

Passaggio 7. Distruggi o distruggi anche i media digitali

Molte città e aziende avranno giorni di distruzione in cui i locali oi dipendenti possono portare vecchi floppy disk, CD o dischi rigidi da distruggere. Faranno in modo che sia fatto correttamente.

Parte 2 di 4: organizzazione dei documenti importanti

Organizzare uno schedario Passaggio 8
Organizzare uno schedario Passaggio 8

Passaggio 1. Inizia a organizzare i file rimanenti

Spostati su una scrivania o un grande tavolo e organizza i fogli in pile che siano logiche e sensate per te. Questi diventeranno i tuoi file individuali. Crea pile che ti aiuteranno a trovare esattamente quello che stai cercando. Considera le categorie per gli armadietti domestici come:

  • Utilità
  • Auto
  • Medico
  • Animale domestico
  • Attività commerciale
  • Casa
  • Le tasse
  • Finanze
Organizzare uno schedario Passaggio 9
Organizzare uno schedario Passaggio 9

Passaggio 2. Chiedi consiglio ai colleghi sugli armadietti di lavoro

Potrebbero esserci convenzioni aziendali specifiche per l'organizzazione di documenti sul posto di lavoro. In caso contrario, archivia in ordine cronologico o alfabetico. Chiedi ai colleghi ordinati quali sistemi funzionano meglio per loro.

Organizzare uno schedario Passaggio 10
Organizzare uno schedario Passaggio 10

Passaggio 3. Mantieni le tue categorie semplici

Più specifico ottieni, più file avrai, il che significherà più disordine nel tuo armadietto. Mantieni i tuoi file principali più generali, quindi organizza i documenti al loro interno.

Organizzare uno schedario Passaggio 11
Organizzare uno schedario Passaggio 11

Passaggio 4. Decidi se organizzare per nome o data

Una volta che hai ordinato ogni foglio nella pila corretta, inizia a organizzarli in un modo che lo renda facile da trovare.

  • Per gli elenchi alfabetici, come i marchi sugli scontrini, posiziona gli articoli che iniziano con A in cima alla pila, procedendo fino alla Z.
  • Per le archiviazioni cronologiche, come le date delle dichiarazioni dei redditi, posizionare i documenti più recenti in cima alla pila, lavorando verso i documenti più vecchi in fondo.
Organizzare uno schedario Passaggio 12
Organizzare uno schedario Passaggio 12

Passaggio 5. Posiziona ciascuno dei tuoi stack in una cartella

Metti i fogli in modo che il documento in cima alla pila sia nella parte anteriore della cartella. Ciò manterrà i documenti nello stesso ordine in cui li hai organizzati.

Parte 3 di 4: rendere i file facili da trovare

Organizzare uno schedario Passaggio 13
Organizzare uno schedario Passaggio 13

Passaggio 1. Etichetta chiaramente ogni cartella

Assicurati che la scritta sulla linguetta sia grande, leggibile e abbia senso per te e per gli altri nel tuo ufficio o famiglia. Utilizzare un'etichettatrice per maggiore chiarezza.

Organizzare uno schedario Passaggio 14
Organizzare uno schedario Passaggio 14

Passaggio 2. Lascia che ogni cassetto contenga la propria categoria ed etichettala chiaramente

Dividi i tuoi file tra i cassetti in modi che hanno senso per te, con ogni cassetto contenente una categoria distinta. Ogni categoria dovrebbe contenere file correlati, che ti aiuteranno a trovare le cose più facilmente.

  • Informazioni finanziarie come documenti fiscali, file di investimento e dichiarazioni di ipoteca potrebbero andare in un cassetto.
  • Documenti personali come certificati di nascita, passaporti e cartelle cliniche potrebbero andare in un altro cassetto.
  • I manuali di istruzioni per vari articoli potrebbero andare in un altro.
Organizzare uno schedario Passaggio 15
Organizzare uno schedario Passaggio 15

Passaggio 3. Considera l'utilizzo di cartelle colorate

Se memorizzi il colore corrispondente, renderà le tue carte molto più facili da trovare. Se hai già delle cartelle manilla, aggiungile del colore con evidenziatori o pennarelli colorati. Le etichette colorate possono essere utilizzate in modo più sottile per lo stesso scopo.

Organizzare uno schedario Passaggio 16
Organizzare uno schedario Passaggio 16

Passaggio 4. Usa il tuo sistema di colori per creare sottocategorie all'interno dei tuoi cassetti

Un cassetto dei materiali informativi, ad esempio, potrebbe essere suddiviso in cartelle come "Manuali di elettronica", "Manuali di utensili elettrici" e "Manuali di prodotti per la pulizia".

Organizzare uno schedario Passaggio 17
Organizzare uno schedario Passaggio 17

Passaggio 5. Cambia il tuo sistema se non ha senso

Dopo un mese o due di utilizzo, non aver paura di cambiare le cose che non funzionano per te. Sposta file diversi in primo piano o dividi categorie difficili da distinguere. Ricorda che il tuo schedario è un sistema per te e deve conformarsi al tuo flusso di lavoro.

Parte 4 di 4: Mantenimento dell'organizzazione

Organizzare uno schedario Passaggio 18
Organizzare uno schedario Passaggio 18

Passaggio 1. Sii proattivo per rimanere organizzato

Presta attenzione immediata alla posta e ai documenti non appena arrivano e, una volta che li hai gestiti, archiviali subito.

Organizzare uno schedario Passaggio 19
Organizzare uno schedario Passaggio 19

Passaggio 2. Imposta una casella di posta sulla scrivania di casa o dell'ufficio

Controlla la posta in arrivo una volta al giorno. Non perderai traccia di nulla in questo modo e non si accumulerà. L'archiviazione non sembrerà un lavoro così ingrato da fare un po' alla volta.

Organizzare uno schedario Passaggio 20
Organizzare uno schedario Passaggio 20

Passaggio 3. Riorganizza spesso il tuo armadietto

Si consiglia la riorganizzazione annuale e puoi persino ripulirla ogni tre mesi se hai un numero elevato di file. La principale fonte di disordine negli schedari sono i vecchi documenti che non ti servono più, quindi elimina e distruggi le cose vecchie se necessario.

Organizzare uno schedario Passaggio 21
Organizzare uno schedario Passaggio 21

Passaggio 4. Considera la possibilità di convertire alcuni dei tuoi file in media digitali

Più documenti puoi conservare in formato digitale, meno disordine fisico avrai in uno schedario. Buoni candidati per la scansione includono ricevute, prove di donazione o estratti conto. Alcuni potrebbero anche essere già disponibili online.

Organizzare uno schedario Passaggio 22
Organizzare uno schedario Passaggio 22

Passaggio 5. Crea un documento principale

Nel documento, spiega come funziona il tuo sistema di archiviazione e dove si trovano le cose. In caso di emergenza o problema imprevisto, altri potrebbero aver bisogno di sapere come cercare i tuoi file.

Suggerimenti

  • Tieni i tuoi schedari chiusi a chiave se hai bambini curiosi o familiari indiscreti.
  • In caso di problemi con l'apertura del lucchetto, vedere Come scegliere un lucchetto per schedario.
  • Conserva documenti molto sensibili come certificati di nascita o titoli di proprietà in una cassetta di sicurezza o in una custodia ignifuga se temi che lo schedario non sia abbastanza sicuro.

Avvertenze

  • Se vivi in una zona soggetta a terremoti, fissa gli armadietti a un muro stabile. Ciò impedirà loro di cadere su una persona o di bloccare una porta durante un evento sismico.
  • Carica i tuoi file con attenzione. Se un cassetto superiore è pieno e i cassetti sottostanti sono vuoti, potrebbe ribaltarsi.

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