3 semplici modi per organizzare i file cartacei al lavoro

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3 semplici modi per organizzare i file cartacei al lavoro
3 semplici modi per organizzare i file cartacei al lavoro
Anonim

I file cartacei possono essere una seccatura, soprattutto quando si accumulano sulla scrivania. Per gestire meglio le tue carte e le tue ricevute vaganti, prova a riordinare tutti i tuoi documenti non archiviati. Quindi, usa uno schedario o un cassetto per ordinare i tuoi file in una varietà di cartelle. Se desideri eliminare del tutto il disordine del tuo ufficio, puoi caricare i tuoi documenti su un computer, una wiki o un altro sistema basato su cloud. Con un piano di base in atto, puoi gestire meglio molti tipi di file nel tuo spazio ufficio!

Passi

Metodo 1 di 3: filtraggio dei documenti

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 1
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 1

Passaggio 1. Separa i documenti che devono essere archiviati da quelli che stai ancora utilizzando

Quando inizi a organizzare le tue carte, crea una pila per quelle pronte per essere riposte e una pila separata per quelle che devono rimanere sulla scrivania. Procurati un organizer per la carta a 2 slot per la tua scrivania in modo che i tuoi documenti rimangano organizzati anche dopo il processo di smistamento e archiviazione iniziale. Conserva i documenti che utilizzerai in uno slot e quelli che sono pronti per essere archiviati in un altro.

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 2
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 2

Passaggio 2. Scegli un giorno alla settimana per archiviare i tuoi documenti

Non lasciare che i tuoi cestini di nuovi documenti vadano fuori controllo; invece, dedica un giorno o due per ordinare e organizzare i tuoi file. Se non gestisci molte ricevute e documenti nel tuo spazio di lavoro, potresti aver bisogno solo di 1 giorno per portare a termine il lavoro. Tuttavia, se il tuo lavoro comporta molte scartoffie, potresti voler dedicare 2-3 giorni per ordinare i tuoi documenti disorganizzati.

L'ordinamento dei file ogni settimana rende il processo organizzativo molto più gestibile

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 3
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 3

Passaggio 3. Etichetta tutti i tuoi file con date di eliminazione per evitare confusione

Prima di archiviare nuovi documenti, esamina attentamente la data e il contenuto di ciascun file. Se il documento riguarda un progetto in corso o un altro problema, scrivi "in corso" nella parte superiore del file. Se il documento tratta di un progetto completato, etichetta il file come "completato". Inoltre, segna un momento in cui il file non è più necessario e il documento può essere distrutto o riciclato.

Se stai scansionando rapidamente i file, queste annotazioni possono aiutarti a trovare il file corretto in modo più efficiente

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 4
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 4

Passaggio 4. Riciclare tutti i documenti irrilevanti invece di archiviarli

Non dare per scontato che ogni file meriti un posto nel tuo schedario o cassetto. Invece, metti da parte tutti i documenti non necessari nel cestino. Se i tuoi file contengono informazioni personali, distruggi i documenti invece di riciclarli.

Distruggi qualsiasi file con informazioni finanziarie e sull'account, il tuo numero di previdenza sociale o altri dettagli sensibili

Metodo 2 di 3: Scelta di un sistema di ordinamento

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 5
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 5

Passaggio 1. Scegli uno spazio di archiviazione fisico per i tuoi file

Esamina il layout del tuo spazio di lavoro e pensa a quale sistema di archiviazione funzionerebbe meglio. Se hai un ufficio, un grande schedario potrebbe essere una buona opzione. Tuttavia, se hai uno spazio di lavoro più piccolo, un classificatore o un cestino potrebbe avere più senso dal punto di vista logistico.

  • Quando acquisti un nuovo sistema di archiviazione, cerca di dare la priorità alla qualità rispetto al prezzo.
  • Indipendentemente dal tuo sistema di archiviazione, assicurati di inserire i documenti sensibili in una cartella sicura.
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 6
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 6

Passaggio 2. Organizza i tuoi documenti per data se i tuoi file sono sensibili al tempo

Scegli un sistema organizzativo che abbia più senso per la tua attività o il tuo ufficio. Se il tuo lavoro è incentrato sulle scadenze, prova a ordinare le cartelle con la data recente davanti. Con il passare dei giorni, continua ad aggiungere nuove cartelle e file nella parte anteriore dello schedario o del cassetto.

  • Ad esempio, puoi avere file separati per giorni, settimane o mesi.
  • Ad esempio, se lavori come consulente fiscale, avrebbe senso archiviare i documenti dei tuoi clienti per data.
  • Questo sistema funziona bene per le persone che lavorano con materiali sensibili al fattore tempo.
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 7
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 7

Passaggio 3. Progettare un sistema di ordinamento basato su calendario se si tratta di file cronologici

Se hai a che fare con un grande volume di file nel tuo ufficio, prova ad aggiungere un sistema di archiviazione "tickler" ai tuoi armadietti e cassetti. Simile a un calendario, il sistema "tickler" utilizza 12 cartelle grandi per rappresentare ogni mese, con 28-31 sottocartelle che accompagnano ogni cartella grande per ogni giorno del mese. Prova a usare questo metodo se hai un lavoro orientato alla data.

  • Ad esempio, se lavori per un'azienda di esportazione, potrebbe essere più semplice ordinare i file per mese e data anziché per categoria generale.
  • Questo sistema è migliore per le persone che preferiscono un'organizzazione numerica concreta, rispetto alla codifica a colori.
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 8
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 8

Passaggio 4. Ordina i file per argomento se preferisci classificare i tuoi documenti

Scegli diverse categorie per le tue cartelle, quindi ordinale per rilevanza. Quando organizzi il tuo classificatore o cassetto, posiziona le cartelle con la maggiore rilevanza e importanza nella parte anteriore. Continua a ordinare i tuoi file tenendo presente questo, in modo da avere un facile accesso ai documenti importanti.

Ad esempio, se sei un consulente finanziario per un'azienda, avrebbe più senso ordinare i documenti per importanza e pertinenza, come "investimenti", "paghe" e "tasse"

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 9
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 9

Passaggio 5. Seleziona nomi di categorie generali per i tuoi file

Non utilizzare etichette lunghe e troppo specifiche per le tue cartelle. Invece, prova a scegliere etichette generali e inclusive, in modo da non avere difficoltà a ordinare nuovi file in seguito. Se desideri creare un sistema di archiviazione più specifico, prova ad aggiungere sottocartelle al tuo sistema di archiviazione più ampio e generale.

Ad esempio, "Note spese per il 3 aprile" non sarebbe una buona categoria per una cartella generale, poiché è troppo specifica. Invece, etichetta la cartella come "Note spese", che è molto più aperta

Consiglio:

I produttori di etichette sono un modo semplice ed efficiente per classificare i tuoi file.

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 10
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 10

Passaggio 6. Codifica a colori i tuoi documenti per creare un sistema visivamente accattivante

Investi in una varietà di cartelle ed etichette di file multicolori. Successivamente, assegna diverse categorie di file a diversi colori di cartelle ed etichette, in modo da mantenere coerente il tuo sistema di archiviazione. Prova a utilizzare gli stessi colori e le stesse categorie in tutti i tuoi schedari e cassetti, in modo da poter accedere a vari file in modo rapido ed efficiente.

  • Ad esempio, etichetta le cartelle gialle per la corrispondenza e-mail, le cartelle rosse per i moduli relativi alle tasse e le cartelle verdi per le buste paga.
  • Prova a utilizzare combinazioni di colori ed etichette facili da ricordare. Ad esempio, il verde potrebbe essere un'ottima etichetta colorata per i moduli finanziari, poiché il colore verde è spesso associato al denaro.
  • Questo sistema è il migliore per gli studenti visivi.

Metodo 3 di 3: adottare un approccio digitale

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 11
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 11

Passaggio 1. Scansiona i tuoi file cartacei per archiviarli digitalmente

Ogni volta che aggiungi un nuovo file al tuo armadietto o cassetto, usa uno scanner per caricare una versione digitale del file sul tuo computer. Se hai bisogno di accedere rapidamente a un file, avrai un tempo di ricerca molto più rapido e semplice sul tuo computer desktop rispetto a quello che dovrai sfogliare tra diverse cartelle. Se l'intero sistema di archiviazione è cartaceo, scansiona e carica i tuoi file per creare un backup digitale.

  • Non stressarti se non hai un sistema di archiviazione digitale! Scansiona e carica i tuoi file 1 cartella alla volta.
  • Puoi anche scansionare i file usando alcune app del telefono.
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 12
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 12

Passaggio 2. Scegli nomi coerenti per tutti i tuoi file

Scegli etichette per i tuoi documenti digitali facili da cercare e accedere. Idealmente, prova a fare in modo che questi file seguano una loro coerenza, come una data o un cognome, in quanto ciò li renderà più facili da ordinare. Se necessario, includi posizioni, set di dati o numeri di versione pertinenti nei titoli dei file.

  • Non utilizzare caratteri speciali nei titoli dei file, poiché i computer non possono elaborarli correttamente.
  • Ad esempio, etichetta il tuo documento come 20031124 quando fai riferimento a una data specifica come il 24 novembre 2003.
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 13
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 13

Passaggio 3. Ordina i tuoi file digitali con cartelle e sottocartelle

Simile a uno schedario, usa una varietà di cartelle digitali per archiviare e organizzare i tuoi documenti scansionati. Sul desktop, crea ed etichetta più cartelle relative ai file caricati. Se desideri utilizzare categorie più specifiche, crea diverse sottocartelle all'interno di ogni cartella più grande. Continua ad armeggiare con le tue cartelle digitali finché non trovi un sistema che funzioni bene per te!

Ad esempio, se hai una cartella chiamata "Tasse", puoi creare diverse sottocartelle per anni diversi

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 14
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 14

Passaggio 4. Carica i tuoi documenti su un wiki in modo che più persone possano accedervi

Se il tuo spazio di lavoro è più collaborativo, crea un wiki online a cui i tuoi colleghi e superiori possono accedere. Dopo aver effettuato l'accesso al wiki, utilizzare la sezione "cassetta degli strumenti" per accedere al pulsante "carica file". Con questa funzione, puoi collegare il tuo documento appena caricato a una varietà di persone che ora possono visualizzare e accedere al file.

Tieni presente che chiunque può modificare i file su un wiki

Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 15
Organizza i file cartacei al lavoro Passaggio 15

Passaggio 5. Utilizzare un software basato su cloud per archiviare documenti in movimento

Scarica un'app o un altro servizio digitale che funzioni sia su computer che su dispositivi mobili. Per conservare i tuoi file in 1 posto, usa questo servizio per caricare le immagini dei tuoi file, in modo che possano essere archiviati in un software basato su cloud. Sebbene alcuni software siano gratuiti, potresti dover pagare per ottenere più spazio di archiviazione.

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