Tutti hanno documenti importanti, dal certificato di nascita alle informazioni bancarie, che vogliono mantenere al sicuro. Anche se non vogliamo mai pensare a cose brutte che accadono, questi documenti sono tutti cruciali se c'è qualche tipo di emergenza o disastro. Fortunatamente, conservarli e proteggerli è facile. Con alcuni strumenti di pianificazione, organizzazione, digitalizzazione e archiviazione, puoi conservare tutti i tuoi documenti importanti in un luogo sicuro.
Passi
Metodo 1 di 2: proteggere i tuoi documenti
Passaggio 1. Procurati una cassetta di sicurezza portatile e ignifuga per documenti vitali
Il modo migliore per proteggere i tuoi documenti importanti è con una cassetta di sicurezza domestica. Questo è ciò che FEMA raccomanda per lo stoccaggio. Procurati una scatola ignifuga con serratura, così i tuoi documenti saranno al sicuro in caso di emergenza. Assicurati anche che la scatola sia facile da trasportare in modo da poter portare con te i tuoi documenti se devi partire.
- I negozi di ferramenta o di forniture per ufficio di solito portano custodie per documenti. Le trovi anche online.
- Le cassette di sicurezza potrebbero essere dotate di una chiave o di un lucchetto a combinazione. Qualunque sia la tua scelta, assicurati di conservare la chiave o la combinazione in un luogo sicuro a cui puoi accedere. Dì alla tua famiglia dove trovare anche questi.
- Alcune persone pensano che mettere i propri documenti in una cassaforte sia il piano migliore, ma non sarai in grado di portare una cassaforte grande o pesante. Ciò significa che potresti perdere i tuoi documenti se devi uscire di casa. Una cassetta di sicurezza portatile è una scelta molto migliore.
Passaggio 2. Metti tutti i documenti in sacchetti di plastica prima di chiudere la scatola
Sebbene le cassette di sicurezza siano solitamente impermeabili, possono verificarsi perdite, soprattutto se c'è un'inondazione. Poiché l'acqua può rovinare documenti importanti, è meglio aggiungere un secondo livello di protezione. Metti tutti i documenti in sacchetti di plastica sigillabili prima di inserirli nella scatola.
Potresti anche voler lasciare la scatola in un luogo alto, come su uno scaffale o su un secondo piano, come ulteriore precauzione contro i danni causati dalle inondazioni
Passaggio 3. Lascia la cassetta di sicurezza in un luogo accessibile che puoi raggiungere rapidamente
Potresti non voler mai pensare di lasciare la tua casa in fretta. Tuttavia, se c'è qualche tipo di emergenza come un disastro naturale, non puoi perdere tempo a cercare i tuoi documenti. Lascia la tua cassetta di sicurezza in un posto che puoi raggiungere facilmente in modo da poterla afferrare rapidamente. Questo ti farà risparmiare tempo prezioso in caso di emergenza.
- Dovresti nascondere un po' la scatola, nel caso in cui un ladro entri in casa tua. Metterlo in fondo all'armadio dovrebbe essere sufficiente, purché tu sappia dove si trova e puoi prenderlo in fretta.
- Dì anche agli altri membri della tua famiglia dove si trova la scatola, nel caso debbano andarsene rapidamente quando non ci sei.
Passaggio 4. Etichetta la scatola in modo che sia facile da identificare
Se sei di fretta o qualcun altro ha bisogno di prendere la scatola, assicurati che sia facile da identificare. Metti un'etichetta su di esso dicendo qualcosa come "Documenti importanti". In questo modo, puoi trovare e afferrare rapidamente la scatola in caso di emergenza.
Passaggio 5. Esegui il backup di tutti i tuoi documenti importanti con copie digitali
È sempre possibile che i documenti fisici vengano danneggiati o persi, quindi un backup digitale è molto importante. Usa uno scanner e digitalizza tutti i documenti che stai archiviando nella cassetta di sicurezza. In questo modo, avrai backup se qualcuno di questi viene danneggiato o perso.
- Esistono anche app per smartphone che ti consentono di scattare foto e archiviarle come PDF. Questo è un modo semplice e veloce per eseguire il backup dei documenti.
- La digitalizzazione di documenti meno importanti può essere un ottimo modo per ridurre il disordine anche in casa. Se ti senti sopraffatto da troppe scartoffie, questo può aiutarti a organizzarti.
Passaggio 6. Conserva le tue copie digitali in almeno 2 posizioni sicure
Un backup digitale è un buon inizio, ma devi anche assicurarti di proteggerli. In generale, tieni i tuoi file digitali in almeno 2 posizioni in modo da avere meno probabilità di perderli. Puoi caricare i file su un'unità flash rimovibile e lasciare quell'unità nella cassetta di sicurezza e anche caricare i file su un account di archiviazione cloud sicuro. In questo modo, hai diversi modi per accedere ai tuoi documenti in caso di emergenza.
- Assicurati di proteggere con password tutte le cartelle in cui memorizzi documenti importanti. Imposta i tuoi file cloud su privati e inserisci una password nelle cartelle sul tuo computer o sull'unità flash.
- Puoi anche conservare l'unità flash o il disco rigido in un'altra cassetta di sicurezza presso la tua banca. In questo modo, hai copie digitali in 2 luoghi fisici.
Metodo 2 di 2: Memorizzazione dei documenti giusti
Passaggio 1. Metti tutti i tuoi documenti di identificazione personale nella cassetta di sicurezza portatile
In caso di disastro, dovrai essere in grado di dimostrare la tua identità e le relazioni familiari. Conserva gli originali di tutto ciò che ti servirà per identificare te stesso e la tua famiglia nella cassetta di sicurezza.
- I documenti di autoidentificazione includono passaporto, certificato di nascita, tessera di previdenza sociale e carta verde o documenti di immigrazione. Dovresti anche lasciare una copia della patente di guida o del documento d'identità rilasciato dallo stato.
- Se hai prestato servizio militare in qualsiasi momento, includi anche il tuo ID di servizio e i record.
- Per le tue relazioni familiari, includi i documenti di matrimonio o divorzio, i certificati di nascita dei bambini, i documenti di adozione o affidamento dei figli e i documenti o le etichette di proprietà di animali domestici.
Passaggio 2. Archivia i tuoi documenti finanziari per dimostrare ciò che possiedi
I registri finanziari e di proprietà sono importanti per il rimborso e l'assicurazione dopo qualsiasi tipo di disastro, quindi includi sempre anche questi nella tua cassetta di sicurezza. Metti registri cartacei di tutto ciò che possiedi e di tutti i tuoi beni in modo da poterli recuperare in caso di incidente e devi partire.
- Importanti documenti di proprietà includono l'atto della tua casa, la valutazione del valore della proprietà, il titolo della tua auto e altri documenti di registrazione, il tuo testamento e le informazioni sul conto bancario e pensionistico. Includi anche copie di eventuali piani assicurativi che hai.
- In genere, nella casella dovrebbero essere presenti anche i record relativi agli obblighi finanziari recenti o in corso. Gli esempi includono i documenti del mutuo, le informazioni sul prestito, gli alimenti, il mantenimento dei figli, i record di pagamento automatico per il cavo, le palestre, i servizi pubblici o gli abbonamenti e le dichiarazioni dei redditi più recenti.
- Se affitti la tua casa invece di possederla, includi il contratto di locazione o affitto.
Passaggio 3. Includi le tue cartelle cliniche in modo da non perderle
Avrai anche bisogno della tua cartella clinica e sanitaria in caso di emergenza. Assicurati di avere i registri delle vaccinazioni e dei vaccini, gli elenchi dei farmaci che prendi, un elenco delle tue allergie o condizioni di salute, le informazioni sull'assicurazione sanitaria, i moduli di procura medica e le informazioni di contatto per i tuoi medici e dentisti in modo da poterli raggiungere se dovere.
- Ricorda di includere tutte queste informazioni anche per gli altri membri della tua famiglia o della tua famiglia.
- In caso di disabilità, assicurati di aggiungere documenti che lo dimostrino, nonché eventuali documenti per i tuoi benefici o compensi.
- Se hai un animale domestico, includi anche i registri veterinari.
Passaggio 4. Scatta foto di oggetti o proprietà di valore per la copertura assicurativa
Non tutto ciò che possiedi può entrare nella tua cassetta di sicurezza, quindi conservare le foto di oggetti di valore può aiutare se qualcosa è danneggiato e devi presentare reclami assicurativi. Scatta foto di qualsiasi cosa di valore che potrebbe danneggiarsi in un incidente. Archivia copie fisiche delle immagini nella scatola e carica anche copie digitali su un'unità flash o su un file di archiviazione cloud.
Alcuni articoli per cui potresti aver bisogno di una copertura includono la tua casa, l'auto, le opere d'arte, gli oggetti da collezione o l'elettronica costosa
Passaggio 5. Lascia un po' di contanti nella cassetta di sicurezza per ogni evenienza
Se si verifica un'interruzione dell'elettricità o devi uscire di casa, potresti non essere in grado di accedere al tuo conto bancario. Lascia un fondo di cassa di emergenza di banconote di piccolo taglio, non superiore a $ 20, nel caso in cui tu abbia bisogno di soldi durante un'emergenza.
Anche se avere contanti di emergenza è importante, non lasciare tutti i tuoi risparmi lì dentro. Il denaro in un conto bancario è assicurato dalla FDIC e il denaro nella cassetta di sicurezza non lo è. È meglio lasciare la maggior parte dei tuoi risparmi in banca e conservare solo ciò di cui potresti aver bisogno in contanti
Passaggio 6. Utilizzare un file cabinet con serratura per scartoffie meno vitali
Ogni famiglia ha un sacco di altre scartoffie che non sono critiche e non hanno bisogno di essere nella tua cassetta di sicurezza. Il modo migliore per conservare questi documenti è con uno schedario metallico con serratura. Ciò li mantiene protetti e organizzati e non devi preoccuparti di provare a portarli con te se devi uscire di casa.
- Alcuni documenti importanti ma non critici includono estratti conto recenti, dichiarazioni dei redditi più vecchie di un anno, documenti scolastici o di lavoro, bollette, estratti conto di carte di credito e ricevute importanti.
- In genere, se le fatture o gli estratti conto hanno più di un anno, puoi distruggerli. Puoi anche digitalizzarli se vuoi conservare i record senza alcun disordine.
Suggerimenti
- Se preferisci conservare i tuoi documenti fuori casa, puoi anche noleggiare una cassetta di sicurezza presso la tua banca. Chiedi a un cassiere le tue opzioni.
- Per prepararsi a un'emergenza, è anche una buona idea conservare cibo, acqua, farmaci, torce elettriche, una radio portatile e un kit di pronto soccorso.
Avvertenze
- Se c'è un'emergenza e devi lasciare subito la tua casa, dai la priorità alla sicurezza di tutti. I tuoi documenti possono aspettare che tutti gli altri siano fuori.
- Non mettere in pericolo la tua vita o la tua sicurezza per salvare i tuoi documenti.
