Se lavori con l'associazione del governo studentesco della tua scuola, potresti trovarti coinvolto nella pianificazione del ballo del ritorno a casa. Un ballo scolastico è un grande evento e pianificarlo correttamente significa non solo scegliere temi e decorazioni, ma bilanciare i budget, prenotare l'intrattenimento e aiutare a coordinare un gran numero di volontari. Il processo di pianificazione può essere lungo, ma se ti assicuri di avere abbastanza aiuto, denaro e tempo quando inizi, puoi organizzare un ballo di ritorno a casa di successo.
Passi
Parte 1 di 4: Coinvolgere le persone
Passaggio 1. Recluta volontari
Pianificare un ballo richiede molto lavoro, quindi è meglio avere una squadra di persone che ti aiutino. Forma un comitato di 5-10 volontari che vogliono lavorare sul ballo del ritorno a casa.
- Coinvolgi gli ufficiali di classe. Questo è un modo semplice per garantire che tutte le classi abbiano voce in capitolo nel processo decisionale.
- Recluta dal governo studentesco esterno. Se la tua organizzazione lo consente, recluta da studenti in tutto il campus che stanno cercando di essere coinvolti in attività di leadership.
- Collabora con altre organizzazioni come gruppi di incoraggiamento o gruppi di leadership studentesca. Questo ti offre più supporto dal corpo studentesco e dai potenziali volontari.
Passaggio 2. Crea un elenco di cose da fare di base
Man mano che la pianificazione della danza progredisce, questa lista potrebbe crescere, ma aiuterà la tua squadra a rimanere concentrata. Iniziare con:
- Data
- Tema
- Posizione
- decorazioni
- DJ
- Fotografo
- Rinfreschi
- accompagnatori
- Budget
- Consulente di Facoltà
Passaggio 3. Delegare
Una volta che hai i tuoi volontari, è importante assicurarti che tutti sappiano quali lavori devono essere svolti. Incarica determinate persone di determinate questioni e delega ciò che deve essere fatto alla persona giusta.
- Alcuni lavori, come scegliere un consulente e un tema, dovrebbero essere svolti come una squadra. Altri, come ottenere preventivi da luoghi e fotografi, possono essere gestiti da un individuo o da un piccolo sottocomitato.
- Avere gruppi per coprire la sede, l'intrattenimento, la pubblicità e la vendita dei biglietti e la decorazione.
- Effettua regolarmente il check-in con il tuo team. Chiedi "L'abbiamo già completato?" o "Come andiamo a trovare un DJ?" ogni volta che il tuo team si riunisce per aiutare tutti a mantenere il proprio compito.
- Imposta un sistema di check-in in modo che le persone possano segnalare i loro progressi. Avere uno spazio in cui è possibile scrivere un ampio elenco di controllo di ciò che deve essere fatto o mantenere un calendario condiviso tra il gruppo in modo che tutti possano riferire sui propri progressi.
Passaggio 4. Trova un consulente di facoltà
Come altri gruppi di studenti, un comitato per il ritorno a casa avrà bisogno di un consulente di facoltà. Se uno non è pre-assegnato, trova un insegnante di cui ti fidi o che viene ben consigliato da altri membri del comitato.
Il tuo consulente dovrebbe essere coinvolto nei piani del tuo comitato. Tienili aggiornati su tutto ciò che fai invitandoli a partecipare alle riunioni di pianificazione e fornendo loro le note della riunione
Passaggio 5. Recluta accompagnatori
I genitori volontari sono importanti non solo per monitorare gli studenti, ma anche per aiutare nell'organizzazione e nell'esecuzione della danza. Riunisci un gruppo di genitori volontari per aiutare la sera del ballo.
- Verifica con la tua scuola il numero di accompagnatori necessari per studente. Molte scuole hanno le proprie linee guida ed è importante rispettare i regolamenti della propria scuola.
- Collabora con l'associazione genitori-insegnanti della tua scuola per trovare volontari. Chiedi di partecipare a una riunione in modo da poter presentare loro direttamente l'opportunità e passare un elenco di iscritti.
Parte 2 di 4: Pianificazione delle finanze della danza
Passaggio 1. Ottieni preventivi
Se stai assumendo un DJ, ricevi rinfreschi, ricevi un aiuto professionale con le decorazioni o assumi un fotografo professionista, inizia a raccogliere preventivi con almeno un mese di anticipo.
- Chiedi informazioni su eventuali supplementi o tasse per le attrezzature, nonché sulle tariffe orarie. Informati su cosa forniranno i tuoi fornitori e cosa dovresti avere. Ad esempio, verifica con il tuo DJ se fornisce il sistema audio o se dovrai noleggiarne uno da un'altra parte.
- Contatta almeno tre opzioni per ogni fornitore per assicurarti di ottenere prezzi competitivi.
Passaggio 2. Crea il tuo budget
Il tuo budget determinerà molto di ciò che puoi e non puoi fare. Parla con il tesoriere del tuo governo studentesco per capire meglio quanti soldi deve spendere il tuo comitato per il ballo.
- Chiedi al tuo consulente di facoltà di verificare il budget. Vedi se la scuola contribuirà a qualcosa al di fuori dei soldi del governo studentesco.
- Pianifica il tuo budget per comprendere tutto ciò di cui avrai bisogno. Usa le quotazioni che hai ricevuto dai tuoi fornitori, nonché i piani di budget e le ricevute degli anni precedenti per capire quanto costerà il ballo.
- Non lasciare che il tuo budget superi l'importo che hai a disposizione. Rivedi spesso il tuo budget per assicurarti di essere sulla buona strada.
Passaggio 3. Raccolta fondi
Se il tuo budget non è sufficiente per coprire il costo del ballo, crea un piano di raccolta fondi con il tuo comitato. Esplora più opzioni sia all'interno che all'esterno del campus.
- Organizza le vendite di prodotti da forno nel campus durante i periodi di pranzo e prima e dopo la scuola.
- Collabora con altri gruppi di studenti per raccogliere fondi organizzando eventi come l'autolavaggio. Gli eventi che ti consentono di entrare in contatto con la tua comunità ti offrono maggiori opportunità di guadagnare denaro.
- Chiedi ai ristoranti locali se offrono serate di raccolta fondi. Alcuni ristoranti possono offrire programmi che donano una certa percentuale dei profitti per la notte a un'organizzazione studentesca. Collabora con un ristorante locale e spargi la voce tramite volantini, e-mail e social media.
Parte 3 di 4: Pianificazione della logistica della danza
Passaggio 1. Scegli un tema
Almeno un mese prima del ballo, prepara un tema. Crea cinque o sei idee per il tema come comitato e vota in tutto il campus in modo che gli studenti possano scegliere il loro preferito.
- Ottieni l'approvazione dal tuo consulente del personale per qualsiasi potenziale tema. Eliminare il tema in anticipo impedisce una potenziale disapprovazione successiva.
- Scegli temi che si adattino allo stato d'animo della danza. Se vuoi un ballo più formale, un tema Old Hollywood potrebbe essere più appropriato. Se vuoi un ballo più casual, qualcosa come Beach Luau potrebbe adattarsi meglio.
Passaggio 2. Prenota una sede
Sia che il ballo si terrà in un hotel locale o nella palestra della scuola, assicurati di prenotare un luogo il prima possibile. Presentare una prenotazione adeguata alla tua scuola ti assicura di ottenere lo spazio di cui hai bisogno.
- Fai una copia del contratto della sede o della prenotazione della camera per i tuoi archivi, in modo che tu possa consultarlo ogni volta che ne hai bisogno.
- Includi tutti i servizi necessari nella tua prenotazione. Se hai bisogno della palestra, dei bagni e della cucina per conservare i rinfreschi, assicurati di elencarli tutti.
Passaggio 3. Prenota i tuoi fornitori
Ottieni il tuo DJ, fotografo e altri prenotati non appena il budget è impostato. Prenota in questo momento anche qualsiasi altra attrezzatura di cui i tuoi fornitori potrebbero aver bisogno, come i sistemi audio.
- Collabora con il tuo consulente del personale per assicurarti che tutti i contratti siano redatti correttamente e includano tutte le informazioni di cui la tua scuola ha bisogno.
- Conserva copie di eventuali contratti o accordi per la revisione del tuo comitato.
Passaggio 4. Crea un piano per il giorno
Prima che tutto diventi troppo frenetico con il resto del ritorno a casa, fai un piano dettagliato di come vuoi che funzioni il giorno del ballo. Imposta il tuo piano del giorno con un mese di anticipo.
- Avere una planimetria dettagliata della tua posizione e di come vuoi decorare.
- Disegna dove dovrebbe andare il DJ, dove è allestito il tavolo dei biglietti, dove dovrebbero essere infilate le luci e altri dettagli.
- Crea un piano per il guardaroba. Decidi dove riporre i cappotti, dove verrà apparecchiata la tavola e come etichetterai i cappotti per tenerli organizzati. Assicurati anche di avere almeno un volontario per presidiare il tavolo e due per recuperare i cappotti.
- Designare qualcuno come coordinatore del giorno. Questa persona comunicherà con i volontari la sera del ballo e risolverà eventuali problemi che potrebbero sorgere.
Passaggio 5. Vai a fare shopping
Procurati tutto il necessario per decorare con due o tre settimane di anticipo. In questo modo, hai tutto il tempo per trovare alternative a qualcosa se non riesci a trovarlo localmente. Acquista il cibo il giorno o il giorno prima in modo che nulla vada male.
- Verificare con i negozi locali per vedere se sono disposti a donare determinati articoli o offrire uno sconto alla scuola.
- Metti in attesa gli articoli più grandi o deperibili. Parla con il tuo mercato locale per prenotare in anticipo i vassoi di cibo e ritirarli il giorno del ballo. Fai lo stesso per oggetti decorativi più grandi che potresti non essere in grado di riporre facilmente nel campus.
Passaggio 6. Vendi i biglietti
Inizia a vendere i biglietti almeno due settimane prima del ballo vero e proprio. Complimenta le vendite con annunci pubblicitari negli annunci della scuola, nonché striscioni e poster in tutto il campus.
- Annuncia in anticipo le date di vendita e i prezzi dei biglietti sul giornale della scuola, durante gli annunci della scuola, sul sito web della scuola e sui social media.
- Prepara un tavolo per vendere prima e dopo la scuola per mezz'ora a un'ora, così come durante i periodi di pranzo.
- Crea un programma di volontariato per assicurarti che il tavolo sia occupato durante tutti i periodi di vendita. Collabora con il tuo tesoriere per ottenere altri volontari, se necessario.
- Ordina la tua cassa almeno una settimana prima di iniziare a vendere i biglietti. Chiedi al tuo tesoriere se la cassa sarà fornita dall'associazione del governo studentesco, dall'amministrazione scolastica o da un'altra fonte.
Parte 4 di 4: Preparare la danza
Passaggio 1. Prepararsi per la settimana prima
La maggior parte delle scuole conduce al ballo del ritorno a casa con una settimana dello spirito del ritorno a casa. Le settimane dello spirito spesso coinvolgono molti eventi, quindi assicurati di sapere chi e cosa sarà disponibile per te.
- Parla con il tuo consulente del personale di attrezzature come tavoli e sedie. Assicurati che siano pronti per te almeno qualche ora prima del ballo in modo da poterti preparare.
- Parla con l'amministrazione scolastica per assicurarti che i tuoi fornitori dispongano di aree designate per parcheggiare, scaricare e allestire. Ricorda, quelli con attrezzature pesanti dovranno essere vicini alla sede.
- Crea un programma per il giorno del ballo. Collabora con il tuo comitato e altri volontari per assegnare compiti come la creazione di sedie e la decorazione. Assicurati che tutti conoscano il loro lavoro con largo anticipo.
Passaggio 2. Imposta la sede
Concedi a te stesso e ai tuoi volontari almeno sei ore per allestire il ballo. Prepara le decorazioni il più possibile prima che arrivino i tuoi venditori.
- Chiedi al DJ, al fotografo e agli accompagnatori di arrivare presto. Mostra al DJ l'area in cui lavorerà e fai fare al fotografo un tour dello spazio.
- Delega i compiti agli accompagnatori come aiutare con il controllo del cappotto, monitorare la pista da ballo o aiutare con il controllo della folla. Mostra loro dove devono essere e mettili in contatto con il coordinatore del giorno.
Passaggio 3. Goditi la danza
Assicurati che anche tu e tutti i tuoi volontari abbiate del tempo per godervi il ballo. Crea pause nei programmi dei tuoi volontari in modo che tutti abbiano un po' di tempo per divertirsi.
- Ad esempio, lascia che un bigliettaio sostituisca per un po' la tua giornata di coordinatore una volta che tutti sono entrati, o chiedi a un accompagnatore di assistere al guardaroba mentre gli addetti al guardaroba vanno a ballare.
- Anche i tuoi volontari sono studenti. Dai loro il tempo di godersi i loro sforzi.
Passaggio 4. Ripulire la sede
Non appena il ballo è finito, inizia a togliere le decorazioni e a pulire. Scopri di cosa si occuperanno i servizi delle strutture della tua scuola e pianifica di fare il resto con i tuoi volontari.
- I servizi delle strutture spesso coprono cose come passare l'aspirapolvere, pulire e pulire il bagno. Decorazioni, tavoli, sedie e attrezzature sono spesso responsabilità del comitato del ritorno a casa.
- Porta con te prodotti per la pulizia extra come asciugamani di carta, sacchetti della spazzatura, spugne e soluzioni detergenti. Questo aiuterà a prendersi cura di eventuali segni o graffi più piccoli intorno alla sede.
- Assicurati che tutta la spazzatura arrivi in un'area dedicata. Chiedi alla tua scuola se hai bisogno di programmare una consegna e un ritiro del cassonetto per la pulizia dell'evento.
- Cerca di reclutare più aiuto possibile per la pulizia. È anche una buona idea che i volontari vadano in giro durante l'evento e raccolgano la spazzatura, così c'è meno da fare dopo.
Video - Utilizzando questo servizio, alcune informazioni potrebbero essere condivise con YouTube
Suggerimenti
- Assicurati di pubblicizzare il tuo ballo il più possibile intorno alla scuola. Usa poster piccoli e grandi insieme ad annunci di bollettini e annunci PA.
- Mantieni la danza accessibile. Dovrebbe essere un evento divertente e gli studenti non ci andranno se pensano che non ne valga la pena. Guarda gli anni passati per vedere quanto costano i biglietti e cerca di non aumentare il prezzo di più di qualche dollaro.
- I temi per le danze possono essere qualsiasi cosa, da Ready Set Glow a Under the Sea a una notte ad Atene. Ottieni idee creative e fonte dal corpo studentesco.
