Organizzare un concerto è un modo entusiasmante per riunire la tua comunità per una notte di divertimento indimenticabile. Ma come trasformi la tua fantastica idea di concerto in realtà? Questa impresa può sembrare un po' travolgente all'inizio, ma è molto più facile da gestire una volta che si suddivide il progetto in attività più piccole e di dimensioni ridotte. Siamo qui per guidarti in ogni fase del percorso in modo che tu possa rendere il tuo concerto una notte da ricordare!
Passi
Domanda 1 di 7: Quanto costa organizzare un concerto?
Passaggio 1. Una sede può costare da poche migliaia di dollari a $ 50.000
Luoghi più grandi, come un'arena, richiedono un budget molto più grande. I locali più piccoli e locali sono molto più economici e potrebbero costarti solo poche migliaia di dollari. Tieni presente che i locali più grandi hanno più posti a sedere, il che può significare più vendite potenziali.
- Può essere difficile prenotare una sede di grandi dimensioni come promotore solista, poiché le grandi società di promozione tendono a prenotare queste sedi per grandi tour di concerti.
- Assicurati che il tuo locale corrisponda al tuo pubblico di destinazione. Ad esempio, se la maggior parte dei tuoi frequentatori di concerti sono adolescenti, non terresti il concerto in una discoteca 21+.
- Quando inizi per la prima volta, potrebbe essere più facile pianificare un concerto regionale invece di un grande evento.
Passaggio 2. Un artista può costare da $ 2.500 a oltre $ 400.000
In qualità di organizzatore di concerti, puoi inviare all'artista un pagamento forfettario o offrire loro una parte specifica della vendita dei biglietti. In genere puoi prenotare bande più piccole in stile matrimonio tra $ 2, 500 e $ 7, 500, mentre gli artisti famosi possono costare almeno $ 400.000.
Negozia con gli artisti per trovare un prezzo che funzioni bene per entrambi. Ad esempio, se stai organizzando un concerto di beneficenza, l'artista potrebbe abbassare il prezzo della prenotazione per l'evento
Passaggio 3. La troupe del concerto viene pagata a ore
Il tuo "equipaggio" include le persone che caricano l'attrezzatura, nonché i funzionari di sicurezza, i lavoratori delle concessioni, i baristi, gli addetti alle porte e il personale addetto alla biglietteria. Paga la tua squadra del concerto a ore: potresti pagare ovunque dal salario minimo a circa $ 100 l'ora, a seconda di quanta esperienza ha il tuo staff.
- Ad esempio, potresti pagare il personale addetto alla biglietteria $ 10 all'ora, mentre i lavoratori che caricano e scaricano il palco potrebbero ricevere $ 50 all'ora.
- Stima quanto sei in grado di pagare il tuo personale, a seconda del tuo budget, potresti non essere in grado di assumere i lavoratori più esperti per ogni posizione.
- Cerca di trovare un equilibrio tra quante persone assumi e quanto le paghi. Ad esempio, non vuoi sottopagare nessuno, ma non vuoi nemmeno assumere qualcuno inaffidabile nel tentativo di risparmiare denaro.
- Potresti essere in grado di assumere personale volontario se stai organizzando un concerto di beneficenza.
Domanda 2 di 7: Come si prenota un artista?
Passaggio 1. Parla con l'agente di prenotazione dell'artista
Visita il sito ufficiale dell'artista e fai clic sulla scheda "contatti" o "contattaci". La maggior parte degli artisti fornirà le informazioni del proprio agente di prenotazione su questa pagina. Usando queste informazioni, contatta l'agente di prenotazione e fagli sapere del tuo prossimo concerto.
Le band più piccole e meno conosciute potrebbero non avere un agente di prenotazione. In questo caso, prova a contattarli direttamente
Passaggio 2. Richiedi un preventivo
Gioca con attenzione le tue carte mentre inizi a negoziare con l'agente di prenotazione. Se sei in anticipo sul tuo budget, l'agente potrebbe farti saltare in aria per non aver offerto abbastanza o provare ad aumentare ulteriormente il prezzo dell'artista. Richiedere un preventivo ti aiuta a sapere con cosa stai lavorando e ti impedisce di perdere denaro nel processo.
Passaggio 3. Crea un contratto e chiedi all'artista di firmarlo
Un contratto rende il tuo concerto più legalmente vincolante, quindi l'artista non può tirarsi indietro per un capriccio. Specifica quando si terrà il concerto, quanto stai pagando all'artista, cosa succede se l'artista abbandona il concerto e cosa succede se l'evento viene annullato.
Ad esempio, il contratto potrebbe indicare che ti verranno restituiti tutti i soldi se l'artista annulla, mentre l'artista verrà comunque pagato se l'evento viene annullato per maltempo
Passaggio 4. Invia un anticipo all'agente di prenotazione, al manager e all'artista
Un "anticipo" va oltre i dettagli più piccoli del concerto, come il caricamento e gli orari impostati. Allega le indicazioni per il luogo, insieme a tutte le informazioni su dove alloggeranno, quando mangeranno e cosa devono fare il giorno del concerto.
Domanda 3 di 7: Come si prenota una sala per concerti?
Passaggio 1. Scegli un luogo che soddisfi le esigenze del tuo concerto
La tua sede dipenderà davvero dalla portata del tuo concerto. Stai prenotando un grande gruppo da headliner o stai ospitando una band indie più piccola? Scegli un luogo che si adatti bene alla tua band e che si adatti anche al tuo budget. Già che ci sei, pensa al parcheggio disponibile e a come sarà il traffico la sera del concerto.
- Cerca di prenotare piccole band locali almeno 3-4 mesi prima del concerto. Se stai lavorando con una band più grande e mainstream, prenota l'artista con almeno 8-12 mesi di anticipo.
- Potresti prenotare una band indipendente per suonare in un pub locale o invitare una fede nuziale a suonare in un ristorante.
- Potresti ospitare il concerto in un hotel, centro affari o centro conferenze situato in posizione centrale, oppure potresti invitare una band meno conosciuta a esibirsi in un centro comunitario o in un club sportivo.
- Potresti prenotare una band da headliner per suonare in uno stadio o in un'arena famosi.
Passaggio 2. Utilizzare un sito Web per la ricerca di sedi
Siti come Peerspace ed EventUp semplificano la prenotazione di un luogo per il tuo concerto. Su Peerspace, digita semplicemente l'evento che stai pianificando, insieme alla data e al luogo. Su EventUp, digita semplicemente la posizione del tuo evento per ottenere un elenco di possibili opzioni. Quindi, sfoglia le diverse opzioni di luogo nella tua zona!
Ricontrolla il programma della sede prima di prenotare il tuo evento. Non vuoi che il tuo concerto interferisca con altri eventi nella sede
Domanda 4 di 7: Quando dovresti tenere il concerto?
Passaggio 1. Scegli una data che funzioni per il tuo artista
Parla con la band e discuti del loro programma di esibizioni imminenti. Chiedi quali date hanno a disposizione e quando preferirebbero esibirsi al tuo concerto.
Assicurati che la data e l'ora funzionino bene anche per il tuo pubblico di destinazione. Ad esempio, se la maggior parte dei frequentatori di concerti sarà al liceo, non vorrai ospitare il concerto alle 23:00 di giovedì sera
Passaggio 2. Verifica che la data del tuo concerto non interferisca con altri eventi
Fai una rapida ricerca online e guarda cosa sta succedendo nel periodo del tuo concerto proposto. Se ci sono molti eventi in programma quel giorno, scegli una data diversa per il tuo concerto.
Prima di modificare il programma dei concerti, conferma che la nuova data funziona per la band
Domanda 5 di 7: Come vendi i biglietti per un concerto?
Passaggio 1. Configura una pagina online facile da navigare
Crea un pulsante "acquista biglietti" su cui i visitatori possono fare clic in qualsiasi momento, anche se stanno scorrendo il sito. Cerca di mantenere tutte le informazioni sui concerti e sui biglietti su 1 pagina, in modo che i tuoi clienti non si confondano mentre fanno acquisti. Elenca chiaramente i prezzi dei biglietti, nonché eventuali costi aggiuntivi che il frequentatore del concerto deve pagare. In generale, cerca di rendere il processo di acquisto dei biglietti il più chiaro, semplice e lineare possibile.
- Se puoi, consenti ai tuoi clienti di acquistare i biglietti senza richiedere loro di creare un account sul tuo sito web.
- Annota il costo per biglietto e il budget totale. In questo modo, puoi capire quanti biglietti dovresti vendere per raggiungere il pareggio.
- Valuta i tuoi biglietti in diverse categorie. Ad esempio, potrebbero esserci biglietti regolari per l'ingresso standard, pass per accesso speciale e pass VIP. Quindi, potresti offrire sconti di gruppo per incoraggiare le persone ad acquistare più biglietti contemporaneamente.
Passaggio 2. Utilizzare un sito Web di vendita di biglietti di terze parti per una semplice alternativa
Siti come StubHub, Ticketmaster, SeatGeek ed Eventbrite offrono un'esperienza di vendita dei biglietti facile e diretta. Crea un account sul sito di tua scelta e compila lì le informazioni sul concerto e i prezzi dei biglietti.
- Puoi pubblicare i tuoi biglietti su Ticketmaster, SeatGeek e StubHub gratuitamente, ma ogni compagnia riscuoterà una commissione dal prezzo del biglietto.
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Eventbrite addebita costi aggiuntivi a seconda di dove vivi e del pacchetto Eventbrite che hai ordinato.
Organizza i concerti Passo 14
Domanda 6 di 7: Come promuovi un concerto?
Passaggio 1. Condividi il tuo concerto sui social media
Crea una pagina dell'evento Facebook a cui le persone possono rispondere e acquistare i biglietti. Aggiorna tutti i tuoi profili sui social media per promuovere il concerto, come Twitter, Instagram e LinkedIn. Puoi persino creare un hashtag evento per il tuo concerto, che puoi pubblicare su tutti i social media.
- L'hashtag del tuo evento potrebbe essere "SummerSlam" o "WinterJamSession".
- Snapchat è un ottimo modo per attirare i più giovani frequentatori di concerti. Puoi anche impostare un geofiltro per il giorno del tuo concerto!
Passaggio 2. Collabora con marchi, aziende e ospiti speciali
Se il tuo concerto è piuttosto grande, contatta diverse aziende e marchi e vedi se vorrebbero sponsorizzare il tuo evento. Potresti anche contattare gli influencer dei social media e i partner della stampa e vedere se sarebbero disposti a promuovere il tuo concerto.
- Se stai organizzando un festival estivo, potresti contattare un marchio di abbigliamento estivo per una potenziale sponsorizzazione.
- Se speri di attirare un pubblico giovane al tuo concerto, potresti chiedere a un influencer dei social media di menzionare il tuo evento ai suoi follower.
- Fai il check-in anche con le attività commerciali locali. Potrebbero essere disposti a dare una mano al tuo evento e a promuoversi.
- Cerca sponsor in linea con gli obiettivi e i dati demografici per il tuo concerto. Ad esempio, un ristorante locale potrebbe sponsorizzare un concerto di beneficenza per la fame nel mondo.
Domanda 7 di 7: Come allestisci un palco per un concerto?
Passaggio 1. Specificare i tempi di caricamento per gli artisti
Prima che il concerto inizi effettivamente, le band avranno bisogno di molto tempo per preparare la loro attrezzatura. Imposta una finestra temporale specifica nella data del concerto in cui i tuoi artisti potranno caricare e spostare tutta la loro attrezzatura sul palco, in modo che tutto sia pronto prima dell'inizio del concerto.
- La tua sede potrebbe programmare i tempi di caricamento della band.
- Se hai 3 band che si esibiscono al tuo concerto delle 20:00, potresti lasciare che la band principale carichi la propria attrezzatura tra le 13:00 e le 15:00, la banda di supporto tra le 15:15 e le 16:45 e la banda di apertura tra le 17:00 e le 18:00 PM.
Passaggio 2. Eseguire un soundcheck
Durante un soundcheck, un tecnico del suono testerà e modificherà il sistema PA del locale in modo che i frequentatori del concerto possano ascoltare facilmente la musica. Se la band non ha molte attrezzature da controllare, il soundcheck potrebbe durare solo 15-30 minuti. Se la tua band ha tonnellate di strumenti e attrezzature da controllare, il soundcheck potrebbe richiedere fino a 2 ore.
Passaggio 3. Testare eventuali luci e altri elementi visivi
Alcune band potrebbero avere luci speciali, fuochi d'artificio o altri effetti visivi per accompagnare la loro esibizione. In tal caso, prenditi del tempo per testare tutti questi elementi e assicurarti che funzionino correttamente.
