L'organizzazione dei file dell'ufficio può essere un compito difficile, soprattutto se si dispone di grandi quantità di file e documenti, ma non è necessario che sia un processo doloroso. Pianificare in anticipo e decidere un file system può aiutarti a organizzare i file in base alla tua attività e assicurarti di trovare documenti importanti in modo più efficiente. Una volta che i file sono in ordine, è necessario attenersi a un sistema coerente per mantenere i file in questo modo.
Passi
Metodo 1 di 3: sviluppo di un sistema
Passaggio 1. Crea categorie di file
La prima cosa da fare se vuoi organizzare i tuoi file è decidere quali categorie principali utilizzerai per l'ordinamento. Diversi tipi di uffici avranno diversi tipi di categorie, ma il sistema generale è lo stesso. Devi trovare un sistema che ordini i tuoi file in modo significativo.
Ad esempio, se lavori in uno studio legale e hai bisogno di organizzare i file dei clienti, puoi ordinare per tipi di casi generali: contenzioso, successione, aziendale, amministrativo e altri
Passaggio 2. Imposta le sottocategorie
All'interno di ogni singola categoria, puoi essere più specifico sviluppando un elenco di sottocategorie. Ogni singolo pezzo di carta che deve essere archiviato può essere definito da due termini: la categoria generale e poi la sottocategoria.
Ad esempio, se stai configurando un sistema di archiviazione per questioni finanziarie, potresti avere una categoria generale di "Pagamenti in uscita" e quindi impostare sottocategorie di fornitori, fornitori, servizi, professionisti e costi amministrativi
Passaggio 3. Utilizzare un sistema di codifica a colori
Sembra semplice, ma può essere un modo molto efficace per organizzare i file per un accesso rapido. Decidi quante categorie diverse avrai nel tuo sistema di archiviazione, quindi usa tante cartelle di colori diversi.
Invece di usare cartelle completamente colorate, puoi usare normali cartelle manila e ottenere adesivi colorati. Puoi quindi apporre gli adesivi sulla linguetta superiore, sul bordo della cartella o su entrambi per una maggiore visibilità
Passaggio 4. Etichetta i file
Ogni file nel tuo ufficio ora ha un posto dove stare. Dovresti scrivere l'etichetta sulla linguetta di ogni cartella in modo chiaro e ordinato in modo da sapere dove appartiene. L'etichetta su ogni singola cartella dovrebbe iniziare con la categoria generale e quindi essere seguita dalla sottocategoria specifica. Ad esempio, una cartella contenente i record dei pagamenti ai fornitori avrà l'etichetta "Pagamenti in uscita/fornitori".
- Le etichette su ogni file devono essere stampate nel modo più ordinato e coerente possibile. Puoi facilmente acquistare un pacchetto software che ti permetterà di formattare le etichette, in modo da poterle digitare e stampare usando il tuo computer.
- Se stampi le tue etichette con il tuo computer, dovresti usare una dimensione e uno stile del carattere coerenti. Se stai stampando a mano, dovresti cercare di essere coerente e il più pulito possibile.
Passaggio 5. Ordina i file in ordine alfabetico
Quando il tuo sistema di archiviazione è stabilito e hai creato tutte le tue cartelle, mettile in ordine. Dovresti ordinare le cartelle generali in ordine alfabetico. All'interno di ogni cartella generale, anche le sottocategorie dovrebbero essere ordinate alfabeticamente.
Puoi scegliere di ordinare alcune informazioni per data anziché per etichetta di argomento. In tal caso, dovrai decidere tu stesso se ha più senso ordinare i file con gli elementi più recenti in primo piano e passare al più vecchio o viceversa
Passaggio 6. Lasciare diversi pollici di spazio in ogni classificatore
Quando stabilisci il tuo sistema di archiviazione, devi lasciare spazio per la crescita dei file. Col passare del tempo, riceverai senza dubbio più documenti da aggiungere a ciascuna cartella. Lascia spazio per espandere i tuoi file. Altrimenti, avrai il difficile compito in seguito di spostare intere sezioni o cassetti di file per fare spazio.
Metodo 2 di 3: Ordinamento di file disordinati
Passaggio 1. Raccogliere tutti i materiali che devono essere archiviati
Se stai iniziando con una raccolta di documenti che non sono stati organizzati e sono in disordine, dovrai iniziare mettendo insieme i documenti. Trova un posto di lavoro e raccogli tutto in una pila. Sarai quindi in grado di lavorare sull'organizzazione.
Passaggio 2. Separare i documenti in due gruppi per "azione" e "archiviazione
"Come primo passo, dovresti creare una cartella o una pila per tutto ciò che richiede un'azione immediata. Questi documenti non dovrebbero essere archiviati, o potresti non ricordarti di fare il lavoro che deve essere fatto. Metti da parte questa cartella "azione" per essere indirizzata presto. Quindi procedere con l'archiviazione delle carte rimanenti.
Organizzare il file "azione". I documenti che devono essere trattati immediatamente dovrebbero essere suddivisi in gruppi più piccoli in base al lavoro che devi svolgere. Ad esempio, imposta sottocategorie come chiama, scrivi, consegna e paga
SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Passaggio 3. Raccogli ogni foglio una volta
Mentre selezioni i documenti sciolti che stai archiviando, prendi decisioni su ciascuno di essi mentre li esamini. Prendi il foglio, rileggilo, decidi a quale categoria e sottocategoria appartiene nel tuo sistema di archiviazione e poi mettilo via. Lavorare in questo modo ti aiuterà a mantenere la coerenza nell'archiviazione e ti aiuterà a risparmiare tempo trattando ogni elemento una sola volta.
Mentre esamini ogni articolo, dovresti determinare se è necessario conservarlo. Se il documento è qualcosa che è già stato trattato e non è qualcosa che devi tenere come un record, considera di scartarlo piuttosto che archiviarlo
Passaggio 4. Aprire ogni oggetto
La maggior parte dei documenti che hai probabilmente ti sono pervenuti per corrispondenza e probabilmente saranno in buste e piegati. Rimuovere i fogli dalle buste, aprirli piatti e quindi archiviarli. L'archiviazione di ogni foglio in questo modo aiuta le tue cartelle ad adattarsi in modo uniforme nel cassetto degli schedari, senza rigonfiamenti nel punto in cui si accumulano i fogli piegati.
- Decidi se devi conservare delle buste. Nella maggior parte dei casi, le buste non sono necessarie e possono essere scartate. Tuttavia, se ritieni di aver bisogno di una prova di consegna o di un timbro postale, allora devi pinzare la busta sui fogli e tenerli insieme.
- Più fogli devono essere pinzati insieme. Questo eviterà che le cose si separino o vadano perse. Le graffette sono da preferire alle graffette perché (a) si adattano più uniformemente alle cartelle e (b) non hanno il problema di sfilarsi.
Metodo 3 di 3: mantenere i tuoi file
Passaggio 1. Utilizzare un cestino "To File"
Quando una nuova corrispondenza entra nel tuo ufficio o quando viene creata una nuova documentazione, potresti non essere in grado di archiviarla immediatamente. Dovresti mettere tutto ciò che deve essere archiviato in un unico posto per essere archiviato quando puoi. Un cestino sulla scrivania, con l'etichetta "Da archiviare", è un buon modo per mettere da parte questi fogli finché non sei pronto.
Passaggio 2. Stabilire un tempo coerente per lavorare sull'archiviazione
Se puoi, pianifica un tempo costante ogni giorno o settimana in cui puoi lavorare per archiviare nuovi documenti. Se rendi l'archiviazione una parte regolare della tua routine, è più probabile che tu stia al passo con essa.
- Ad esempio, potresti mettere da parte l'ultima mezz'ora di ogni giorno per archiviare i documenti del giorno. Se questo non è abbastanza tempo, potresti provare a fare la tua documentazione due volte al giorno, appena prima di andare a pranzo e poi appena prima di partire per la giornata.
- Le chiavi del successo sono la costanza e la ripetizione.
Passaggio 3. Assicurati che gli altri con accesso ai file comprendano il sistema
Se sei l'unica persona che utilizza i tuoi file, dovresti essere in grado di mantenere facilmente l'ordine che hai creato. Tuttavia, se altre persone hanno bisogno di utilizzare i documenti nei tuoi file, dovresti assicurarti che capiscano e seguano il sistema che hai creato. Avere un sistema di archiviazione in atto non è utile se i documenti vengono archiviati in modo errato e inseriti in cartelle errate.
Potrebbe essere più efficiente ed efficace se offri di ottenere tutto ciò di cui potrebbe aver bisogno qualcun altro nel tuo ufficio, quindi chiedi loro di restituire tutto direttamente a te. Quindi puoi essere sicuro che tutto venga reinserito correttamente
Passaggio 4. Conserva i documenti vitali in un luogo sicuro
Potrebbe essere necessario conservare alcuni materiali speciali in luoghi speciali separati. Ad esempio, potrebbe essere necessario conservare alcuni documenti in una cassaforte o in una cassetta di sicurezza ignifuga. Potrebbe anche essere necessario conservare alcuni materiali fuori sede, in una cassetta di sicurezza bancaria o presso lo studio legale della tua azienda.
Passaggio 5. Rivedi regolarmente i tuoi file
Almeno una volta all'anno, o più frequentemente se necessario, dovresti dedicare del tempo alla revisione dei tuoi file. Lo scopo di questa revisione è decidere se ci sono documenti o intere cartelle che possono essere scartate o magari spostate in un deposito fuori sede. Se qualcosa non sarà mai più necessario, allora dovresti scartarlo. Se si tratta di qualcosa che non prevedi di utilizzare regolarmente ma che potrebbe essere necessario conservare come record, dovresti inviarlo all'archivio.
