Quando la tua scrivania è in disordine, può rendere molto più difficile occuparsi delle cose che devi fare. I dispositivi elettronici si accumulano, i fogli vengono sparsi ovunque e l'intero desktop si riempie di oggetti inutilizzati che si frappongono. Con alcuni nuovi strumenti e un po' di buon senso organizzativo, tuttavia, puoi rivedere completamente il layout della tua scrivania dell'ufficio con una nuova configurazione che promuove l'efficienza e bandisce il disordine. La chiave sta nell'utilizzare correttamente lo spazio che hai e creare nuovo spazio dove ne hai più bisogno.
Passi
Metodo 1 di 3: riduzione del disordine
Passaggio 1. Butta via la spazzatura e gli oggetti non necessari
Intraprendi un'eliminazione totale di tutti gli oggetti fastidiosi, estranei o irrilevanti che affollano la tua scrivania. Ciò include documenti scaduti, posta indesiderata, scatole vuote e forniture per ufficio vecchie o inutilizzate, nonché disordine più evidente come i pacchetti di cibo.
- Mentre pulisci la scrivania, sbarazzati di tutte le cose di cui puoi fare a meno. Più butti via, più spazio ti rimarrà per svolgere un vero lavoro.
- Metti un cestino accanto alla tua scrivania in modo che la spazzatura non continui ad accumularsi.
Passaggio 2. Decidi cosa deve rimanere sul desktop e cosa no
Ordina gli elementi rimanenti in gruppi in base alla loro importanza per il tuo lavoro e alla frequenza con cui li usi. I materiali di consumo che usi ogni giorno possono essere sistemati in pratici organizer da scrivania o gettati in cassetti a portata di mano, mentre gli oggetti non necessari dovrebbero essere spostati in un luogo fuori mano o eliminati del tutto.
- Se sei perplesso su come procedere al meglio, inizia classificando i tuoi materiali di lavoro da 1 a 4 in termini di immediatezza. Gli elementi che ricevono un punteggio di 1 possono rimanere sul desktop; gli articoli con una classifica di 2 possono andare nei cassetti; quelli con 3 devono essere collocati in organizzatori separati e quelli con 4 possono essere riposti.
- Per aumentare il tuo spazio complessivo, devi creare un approccio più mirato e minimalista ai tipi di cose che tieni intorno a te.
Passaggio 3. Ridimensiona a mobili più snelli
Potresti avere oggetti sulla tua scrivania che ritieni essenziali che tuttavia occupano più della loro giusta quota dello spazio di lavoro. Rivaluta oggetti ingombranti, ingombranti o di forma strana e vedi se vale la pena sostituirli con versioni più piccole e più efficienti in termini di spazio. Ad esempio, potresti essere in grado di rintracciare una fonte di luce più compatta per prendere il posto di una lampada da scrivania obsoleta e di grandi dimensioni.
- Questo ti darà una comoda scusa per fare un po' di shopping per te stesso: i tipi di prodotti per ufficio venduti oggi tendono ad essere più piccoli ed eleganti rispetto alle loro controparti più vecchie.
- Cerca oggetti che hanno più usi, come un carrello per stampante che funge anche da schedario o una targhetta che contiene anche penne.
Passaggio 4. Riduci gli effetti personali
Mentre può essere positivo per il tuo morale tenere alcune foto dei tuoi figli o vari soprammobili della cultura pop intorno al tuo spazio di lavoro, troppi di questi oggetti iniziano a consumare prezioso spazio sulla scrivania. Possono anche diventare facilmente una distrazione, poiché sarai tentato di fermarti ad ammirarli durante il giorno.
- Limita i tuoi effetti personali a una manciata di piccoli oggetti, come un ritratto incorniciato del cane di famiglia o un bobblehead di Garfield.
- Rispolvera le linee guida sulla decorazione del tuo datore di lavoro per avere un'idea di quanto è giusto mantenere.
Passaggio 5. Lascia molto spazio per lavorare
La parte centrale della scrivania dovrebbe essere riservata al computer o ai documenti importanti. Separa una piccola area su un lato della scrivania e usala per completare le scartoffie. Concediti un sacco di spazio di manovra in modo da non sentirti soffocato mentre ti occupi delle attività quotidiane.
Evita che altri oggetti vadano alla deriva nello spazio che hai riservato per le tue funzioni lavorative primarie
Metodo 2 di 3: sfruttare al meglio lo spazio di archiviazione
Passaggio 1. Usa i cassetti
Metti le tue forniture di base e gli oggetti più comunemente usati nei cassetti superiori in modo che siano a portata di mano. Ciò include cose come strumenti per scrivere, buste, moduli importanti e cartelle di file. Conserva gli ultimi cassetti per forniture di backup, materiali di riferimento e documenti che devi consultare solo occasionalmente. Prenditi un po' di tempo in più per organizzare il contenuto dei cassetti della tua scrivania in modo da sapere esattamente dove si trova ogni cosa quando ne hai bisogno.
- Fai scorta di carta per fotocopie, ricariche per cartucce per stampanti, penne a inchiostro, punti metallici e altri oggetti che tendi a consumare rapidamente per creare una cache pronta di materiali di consumo.
- I cassetti sono zone particolarmente a rischio di disordine. Esamina i tuoi cassetti ogni due settimane e sbarazzati di tutto ciò che non ti serve e che interferisce con l'efficienza del layout della tua scrivania.
Passaggio 2. Investi in un organizzatore di cassetti
Tutto lo spazio dei cassetti del mondo non ti servirà a niente se i cassetti stessi sono un pasticcio confuso. Smetti di gettare semplicemente le cose nella tua scrivania e usa invece un organizer per cassetti a compartimenti che fa il lavoro di smistamento e conservazione per te. Gli organizzatori dedicati si dimostreranno utili giorno dopo giorno, in quanto ti permetteranno di separare le tue forniture come meglio credi, mantenendole insieme in un unico posto.
- Etichetta i vari scomparti del tuo organizer per cassetti in modo che il suo contenuto sia immediatamente identificabile.
- Per scrivanie particolarmente grandi o piene, prova a utilizzare più organizzatori di diverse dimensioni e configurazioni che sono favorevoli a tenere traccia delle tue forniture.
Passaggio 3. Avere uno spazio dedicato per i dispositivi elettronici
Se il tuo laptop, tablet o smartphone svolge un ruolo fondamentale nel tuo lavoro, sentiti libero di lasciarli fuori, ma isolali in un angolo o in un cassetto speciale. In questo modo, non finiranno per essere sparsi sul desktop. Cerca di non fare affidamento su troppi dispositivi contemporaneamente, poiché possono diventare rapidamente un aggravamento piuttosto che un aiuto.
- Installa una "stazione di ricarica" vicino a una presa o a una ciabatta elettrica in cui i tuoi dispositivi possono rimanere collegati e pronti per l'uso.
- In generale, è meglio utilizzare i dispositivi digitali solo quando sono strettamente necessari. Anche l'elettronica contribuisce a un sacco di confusione mentale.
Passaggio 4. Tieni borse e valigette fuori mano
Zaini, borsette, borse per laptop, cestini per il pranzo e altri trasportini sono ingombranti e occupano molto spazio, quindi non ha senso coprirli con la scrivania. Riponi questi accessori altrove, preferibilmente accanto o sotto la scrivania, dove saranno accessibili senza essere un ostacolo. Cerca di mettere le tue cose essenziali nel minor numero di borse possibile mentre vai al lavoro ogni giorno.
- Approfitta degli armadietti o delle sale pausa per riporre gli effetti personali se la tua azienda li offre.
- Quando si ripongono accessori più grandi a livello del pavimento, cercare di non ostruire lo spazio di camminata esistente.
Metodo 3 di 3: introduzione di nuovi strumenti e risorse
Passaggio 1. Investire in un vassoio della carta
Se non stai già utilizzando un vassoio della carta, ti stai perdendo sia uno spazio cruciale sulla scrivania che un prezioso strumento di organizzazione. I vassoi della carta dispongono di più livelli che puoi utilizzare per suddividere i documenti in entrata, in uscita e in corso, il che semplificherà notevolmente il tuo flusso di lavoro. Ciò significa che non dovrai mai più scavare in una pila di carte disordinate.
- Prendi in considerazione l'implementazione di due vassoi separati: uno per il lavoro corrente e uno per i file non necessari ma non ancora archiviati.
- Puoi anche utilizzare un vassoio della carta per ordinare e rispondere alla posta senza risposta che si è accumulata.
Passaggio 2. Archivia i documenti nelle scatole
I fogli di cui non hai bisogno ogni giorno possono essere ordinati, pinzati o messi in cartelle manila e riposti in scatole di immagazzinaggio etichettate. Puoi quindi trovare un posto per queste scatole intorno alla tua scrivania o ufficio, o nella struttura di archiviazione dei documenti specificata dalla tua azienda.
- Le scatole di immagazzinaggio proteggeranno i documenti importanti da danni, fuoriuscite e accidentalmente smarriti o gettati via.
- Assicurati che tutte le scatole siano etichettate correttamente e archiviate sistematicamente.
Passaggio 3. Conserva i tuoi strumenti di scrittura in un unico posto
Per evitare che penne, matite ed evidenziatori sciolti vadano persi sul fondo del cassetto delle cianfrusaglie, raggruppali e raggruppali insieme in un vassoio o un organizer per tazze. Crea una casa per l'organizzatore da qualche parte sul desktop in modo da avere sempre a portata di mano un utensile per scrivere.
- Butta via gli utensili rotti, secchi o sprovvisti di tappo.
- Non dimenticare di tenere alcuni pacchetti di backup di penne e pennarelli in un cassetto in basso nel caso in cui finissi.
Passaggio 4. Appendi una piccola bacheca nelle vicinanze
Puoi utilizzare una semplice bacheca di sughero per appuntare avvisi, appuntare promemoria post-it e tenere in bella vista i documenti urgenti. Se hai un ufficio tutto per te, monta la bacheca sulla parete in un punto visibile. Se lavori in uno spazio condiviso, prova a fissarlo su un divisorio del cubicolo o anche sul lato della scrivania.
- Le bacheche sono estremamente salvaspazio, in quanto consentono di rimuovere completamente gli oggetti dalla scrivania.
- La pubblicazione di foto o decorazioni personali sulla bacheca libererà spazio sul desktop per gli elementi più essenziali.
Suggerimenti
- Passa in rassegna e pulisci, riordina e riorganizza la tua scrivania ogni due settimane. Non ha molto senso stabilire un nuovo sistema per mantenere le tue cose in ordine se non ti attieni ad esso.
- Presta attenzione al tuo normale flusso di lavoro e continua a ottimizzare il layout e la configurazione della tua scrivania. Un'organizzazione efficace è uno sforzo continuo.
- Smaltire sempre i rifiuti subito. Più aspetti a buttarlo via, più è probabile che tu lo lasci deselezionare.
- Se lavori in uno spazio condiviso, verifica se i tuoi colleghi sarebbero disposti a collaborare con te per trovare misure organizzative salvaspazio e soluzioni di archiviazione.
