L'archiviazione è spesso un compito necessario per il lavoro ea casa. Se salti l'archiviazione per troppo tempo, puoi accumulare una grande pila di fogli che impiegheranno ore o addirittura giorni per essere ordinati. Per mantenere la tua casella di posta ordinata, ordina tutti i documenti che ricevi ogni giorno. Quindi, crea un sistema di archiviazione che funzioni per te. Usa il tuo sistema per ordinare i documenti in modo da poter accedere facilmente a documenti importanti ogni volta che ne hai bisogno!
Passi
Metodo 1 di 3: gestire l'afflusso giornaliero di carta
Passaggio 1. Crea una casella di posta centrale per contenere i documenti finché non puoi ordinarli
Una casella di posta centrale è dove metti tutti i documenti che arrivano sulla tua scrivania o attraverso la tua casella di posta ogni giorno. Questo può aiutarti a rimanere organizzato finché non hai il tempo di ordinare e gestire ogni articolo.
- Puoi utilizzare una piccola scatola di cartone come scatola centrale oppure procurarti una scatola, un cestino o un vassoio speciali per questo scopo.
- Posiziona la scatola all'angolo della tua scrivania, su un tavolo vicino alla porta di casa o in un altro posto ben visibile in modo da non dimenticartene.
Passaggio 2. Esamina quotidianamente la casella di posta e metti da parte gli elementi importanti
Guarda ciascuno degli articoli nella tua casella di posta una volta al giorno per cercare gli articoli che richiedono la tua attenzione immediata. Questi possono includere fatture in scadenza, inviti a feste o moduli urgenti. Metti da parte questi oggetti in modo che tu possa prendertene cura immediatamente.
Potresti voler ottenere una seconda scatola di un colore diverso rispetto alla prima scatola in cui inserire gli articoli urgenti. Ad esempio, potresti ottenere una casella rossa per indicare che si tratta di articoli urgenti
Passaggio 3. Inserisci gli elementi che desideri archiviare in una casella di archiviazione
Tieni una terza casella accanto alla casella centrale della posta in arrivo e alla casella urgente. Usalo come punto di raccolta per gli oggetti che vuoi archiviare. Questo ti aiuterà a tenerli organizzati fino a quando non sarai pronto per archiviarli.
Assicurati che questa scatola sia di un colore diverso rispetto alle altre scatole. Altrimenti, potresti confondere le scatole
Passaggio 4. Gettare gli oggetti non necessari in un cestino per il riciclaggio della carta
Qualsiasi posta indesiderata o altri oggetti non essenziali che finiscono nella tua casella di posta possono andare direttamente nel cestino. Identifica questi elementi mentre esamini i documenti e spostali subito nel cestino per aiutarti a mantenere libera la tua casella di ingombro.
- Tieni il cestino per la raccolta differenziata sul pavimento in modo da non confonderlo con le altre scatole.
- Se uno degli elementi non necessari contiene informazioni personali, distruggili prima di eliminarli.
Metodo 2 di 3: Scelta di un sistema di archiviazione
Passaggio 1. Se hai molte attività da gestire, designa un file mensile e uno giornaliero
Questo è noto come il sistema di archiviazione Tickler ed è un ottimo modo per tenere traccia di ciò che devi fare ogni giorno. Designare una cartella di file per ogni mese e una cartella per ogni giorno del mese. Quindi, inserisci gli elementi nei file. Archivia gli elementi in base alle date in cui devi lavorarci.
Ad esempio, se devi pagare una fattura il 23 settembre, inserisci la fattura nella cartella per quella data
Passaggio 2. Archivia le cartelle in ordine alfabetico per tenere a portata di mano i documenti importanti
L'archiviazione alfabetica è utile per trovare file per singole persone, aziende o soggetti. Questo può essere l'ideale se hai molti clienti e vuoi conservare un file su ognuno, o se vuoi un modo semplice per gestire la tua archiviazione domestica.
- Assicurati di inserire prima il cognome delle persone sulle etichette dei file, ad esempio "Jones, Susan" o "Watson, David".
- Ignora parole come "The", "A" e "An" quando registri per nome dell'attività. Ad esempio, se hai un cliente la cui attività si chiama "The Cake Goddess", allora archivia secondo la "C" in "Torta" e ignora la "T" in "The" durante l'archiviazione.
Passaggio 3. Scegliere un sistema di archiviazione numerico per esigenze di archiviazione a breve termine
Se hai un progetto a breve termine per il quale desideri conservare i record, un sistema di archiviazione numerico potrebbe funzionare meglio. Questo è quando assegni un numero a ciascun documento e lo archivi in base al numero. Tuttavia, tieni presente che dovrai anche tenere traccia di quale documento corrisponde a quale numero, ad esempio utilizzando un foglio di calcolo.
- Ad esempio, potresti assegnare tutti gli elementi ricevuti durante la settimana del 14 marzo a una cartella di file etichettata 1, quindi tutti gli elementi per la settimana del 21 marzo in un file etichettato 2 e così via.
- Un'altra opzione è etichettare i file per data e organizzarli cronologicamente. Ad esempio, gli articoli ricevuti il 2 maggio 2018 potrebbero essere conservati in un file etichettato 5/2/2018.
Passaggio 4. Colora i tuoi file per rendere la ricerca degli elementi facile e veloce
Assegna un colore a ciascuna categoria dei tuoi file. Questo ti aiuterà a individuare una categoria di file a colpo d'occhio.
- Ad esempio, usa il rosso per le spese mediche, il blu per le tasse e il verde per l'assicurazione.
- Per codificare a colori file numerici o alfabetici, assegna un colore a un intervallo numerico o alfabetico, ad esempio creando file 1-25 o A-G verde, 25-50 o H-M viola e 50-75 o N-R giallo.
Passaggio 5. Includi ulteriori informazioni rilevanti nella cartella dei file
L'aggiunta di ulteriori informazioni per descrivere il contenuto del file o qualsiasi azione richiesta contribuirà anche a rendere più efficiente il sistema di archiviazione. Per fare ciò, potresti voler aggiungere 1 o più dei seguenti elementi:
- Numero o nome del file
- Titolo del file
- Data di apertura e chiusura del file
- Nome del dipartimento o del team
- Numero di registrazione del computer
- Data di smaltimento e modalità di smaltimento
Metodo 3 di 3: organizzare i documenti in file
Passaggio 1. Posiziona il documento più recente sopra il file
Usa la data che è elencata sul documento per aiutarti a farlo. Dopo aver preparato i documenti per l'archiviazione e aver configurato il sistema di archiviazione, puoi iniziare a inserire gli elementi nei file. Assicurati sempre di tenere i documenti più recenti per ogni file in primo piano in modo che siano facilmente accessibili.
Ad esempio, se si dispone di un file per l'assicurazione del proprietario della casa, è consigliabile inserire il record più recente dell'assicurazione del proprietario della casa pagato nella parte superiore del file
Passaggio 2. Conserva gli allegati con i documenti a cui si riferiscono
Se disponi di ricevute pertinenti o altri documenti che devono essere conservati insieme a un altro documento, assicurati di conservarli insieme nello stesso file. Potresti anche voler pinzare o graffettare gli allegati sul retro del documento.
Ad esempio, se disponi di una ricevuta per il pagamento della bolletta elettrica, pinzala dietro la bolletta nel caso in cui sia necessario farne riferimento
Passaggio 3. Collocare i documenti di grandi dimensioni in buste separate
Puoi archiviare queste buste dietro i file a cui sono correlate. Assicurati di includere una descrizione del contenuto sulla parte anteriore della busta. Ciò contribuirà a eliminare il disordine nei file e a migliorare l'efficienza del sistema di archiviazione.
Ad esempio, se hai i progetti per un progetto su cui stai lavorando, puoi inserirli in una busta grande
Passaggio 4. Archivia il documento originale ed elimina eventuali copie
Non archiviare duplicati ti aiuterà a evitare confusione quando cerchi un elemento nei tuoi file. Se trovi dei duplicati, eliminali e archivia solo il documento originale.
Se non sei sicuro di quale documento sia l'originale, potresti dover archiviare entrambi gli elementi per essere sicuro di avere l'originale. Tuttavia, cerca di non farlo troppo spesso o i tuoi file si ingrosseranno rapidamente
Suggerimenti
- Se non sei sicuro se archiviare o riciclare un articolo, conservalo per 30 giorni e poi rivalutalo.
- La scansione di documenti non essenziali è un altro buon modo per eliminare il disordine di carta pur mantenendo le informazioni in un documento nel caso ne avessi bisogno.
