Sia gli individui che i proprietari di piccole imprese spesso assumono appaltatori indipendenti per aiutare a completare progetti a breve e lungo termine. Con un appaltatore indipendente, non devi preoccuparti di trattenere le tasse sui salari. Per assumere un appaltatore indipendente, redige un contratto che definisca chiaramente il tuo rapporto e il lavoro che la persona eseguirà per te. Una volta che il tuo appaltatore ha completato il lavoro, assicurati di presentare i moduli fiscali appropriati e di effettuare tutti i pagamenti necessari per la copertura della retribuzione dei lavoratori.
Passi
Metodo 1 di 3: stipulare un contratto legale
Passaggio 1. Cerca online moduli o modelli
Quando si redige un contratto per assumere un appaltatore indipendente, non è necessario iniziare da zero. Agenzie governative, studi legali e altri servizi legali dispongono di moduli gratuiti che puoi copiare e adattare alle tue esigenze.
- Un modello progettato per appaltatori indipendenti nello stesso settore sarà più facile da adattare. Ad esempio, se stai assumendo uno scrittore freelance per produrre contenuti per il tuo sito web, non devi necessariamente utilizzare un modello di contratto progettato per gli appaltatori edili.
- Idealmente, dovresti trovare un accordo progettato per essere utilizzato nello stato in cui vivi (o dove verrà eseguito il lavoro) e redatto o rivisto da un avvocato.
Passaggio 2. Identificare le parti dell'accordo
Il tuo contratto dovrebbe includere i nomi legali di te stesso e del tuo appaltatore indipendente. Se l'appaltatore indipendente ha una LLC o una società, utilizzare il nome legale dell'attività anziché il nome individuale dell'appaltatore.
Nei contratti, è comune scrivere i nomi legali una volta all'inizio e fare riferimento alle parti con titoli generici per tutto il resto del contratto. Ad esempio, potresti fare riferimento a te stesso come "cliente" e l'appaltatore indipendente come "appaltatore"
Passaggio 3. Includere un periodo di tempo specifico
In genere, quando assumi un appaltatore indipendente, hai bisogno dei loro servizi solo per un breve periodo di tempo. Il contratto deve indicare specificamente quando inizia e quando termina il rapporto contrattuale.
- Anche se intendi terminare il contratto quando il lavoro è completato, desideri comunque una scadenza contrattuale entro la quale il lavoro deve essere completato.
- Se intendi che la relazione sia più a lungo termine, controlla la legge del tuo stato o consulta un avvocato del lavoro per scoprire se ci sono limitazioni nel tuo stato per quanto riguarda la durata dei contratti.
Passaggio 4. Descrivi il lavoro da eseguire
Il tuo contratto dovrebbe includere una sezione che definisca in modo specifico ciò che l'appaltatore farà per te, compreso ciò di cui sarà responsabile e come verrà valutata la sua prestazione.
- Se l'appaltatore è tenuto a utilizzare uno dei propri strumenti o risorse, includi queste informazioni nella descrizione del lavoro.
- Includere tutte le informazioni su come il lavoro completato verrà presentato o consegnato, se necessario.
Passaggio 5. Fornire i termini di pagamento
Una sezione del tuo contratto dovrebbe indicare in modo specifico quanto viene pagato il contraente per i suoi servizi, nonché quando e come stai effettuando il pagamento. Includi tutte le condizioni che desideri inserire nel pagamento finale.
- Ad esempio, se stai assumendo un appaltatore per rimodellare la tua cucina, puoi effettuare il pagamento finale all'appaltatore in base al superamento dell'ispezione del lavoro.
- Includere il metodo di pagamento. Se stai pagando tramite un servizio di terze parti che addebita commissioni, il tuo contratto dovrebbe indicare se tu o il contraente siete responsabili del pagamento di tali commissioni.
Passaggio 6. Definire la persona come appaltatore indipendente
Tutti gli accordi di appaltatore indipendente includono un linguaggio legale che afferma che la persona è un appaltatore indipendente e non un tuo dipendente. Può includere una breve descrizione delle responsabilità che il contraente ha a seguito di tale rapporto.
- In alcuni casi, potrebbe essere sufficiente includere semplicemente una dichiarazione che dica "Nel fornire servizi ai sensi del presente accordo, le parti concordano che l'Appaltatore è un contraente indipendente e non un dipendente del Cliente".
- Alcuni stati potrebbero richiedere un linguaggio specifico per creare un rapporto di appaltatore indipendente. Assicurati che qualsiasi modulo o modello che utilizzi sia progettato per essere legalmente valido nel tuo stato.
Passaggio 7. Ottieni la firma del contratto prima dell'inizio del lavoro
La firma del contratto prima che l'appaltatore indipendente inizi a lavorare per te garantisce che il contratto regolerà legalmente il lavoro svolto. Se l'appaltatore inizia a lavorare prima di firmare il contratto, potrebbe in seguito sostenere di aver accettato qualcosa di diverso.
Sia tu che l'appaltatore dovreste firmare il contratto. Dopo aver apposto tutte le firme, fai copie del contratto firmato per l'appaltatore e dei tuoi registri
Metodo 2 di 3: prendersi cura delle questioni fiscali
Passaggio 1. Utilizzare il modulo SS-8 per ottenere una determinazione formale dall'IRS
In caso di domande sul fatto che la persona che hai assunto sarà classificata come appaltatore indipendente o dipendente, l'IRS prenderà una decisione per te.
- Chiamare semplicemente la persona un appaltatore indipendente potrebbe non essere sufficiente. L'IRS valuta i fatti in 3 categorie generali - controllo comportamentale, controllo finanziario e tipo di relazione - per determinare se qualcuno è un contraente indipendente.
- Tu o l'appaltatore potete presentare il modulo SS-8 in qualsiasi momento. Esponi i fatti sulla relazione sul modulo, quindi l'IRS valuta tali fatti e decide se la persona è un appaltatore indipendente o un dipendente.
- Se intendi presentare il modulo SS-8, fallo il prima possibile. Possono essere necessari fino a 6 mesi prima che l'IRS valuti il modulo e prenda una decisione.
Passaggio 2. Chiedi al contraente di compilare il modulo W-9
Il modulo W-9 viene utilizzato per ottenere il nome legale completo e il numero di identificazione fiscale dell'appaltatore indipendente. Il numero di identificazione fiscale del contraente può essere il numero di previdenza sociale o un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN).
Quando l'appaltatore ti restituisce il suo W-9, conservalo nei tuoi file per almeno 4 anni. Potrebbe essere necessario mostrarlo all'IRS in caso di domande con le tasse
Passaggio 3. Compila il modulo 1099-MISC se paghi al contraente più di $ 600
Quando paghi un appaltatore indipendente, devi inviare una dichiarazione informativa all'IRS indicando quanto li hai pagati. In realtà pagare le tasse su quel reddito è responsabilità dell'appaltatore.
Puoi anche compilare un modulo 1099 e inviarlo al dipendente, anche se non sei obbligato a farlo
Passaggio 4. Archivia tutti i rapporti richiesti con il tuo stato
In particolare, se sei una piccola impresa, potresti dover presentare rapporti informativi con i dipartimenti del lavoro e delle tasse del tuo stato se assumi appaltatori indipendenti.
- Per scoprire quali rapporti sono necessari, rivolgiti all'ufficio delle imposte del tuo stato o all'agenzia di collocamento del tuo stato.
- Gli Stati possono avere regole diverse rispetto all'IRS in merito alla classificazione di un lavoratore come appaltatore indipendente o dipendente a fini fiscali o di altro tipo. Scoprilo presso il dipartimento del lavoro del tuo stato o parla con un avvocato del lavoro locale.
Passaggio 5. Verificare la legge del proprio stato in merito alla copertura dell'indennità dei lavoratori
In alcuni stati, è necessario pagare la copertura per la retribuzione dei lavoratori per gli appaltatori indipendenti. Per scoprirlo con certezza, contatta il dipartimento del lavoro del tuo stato.
In genere è possibile utilizzare il sito Web del dipartimento per scoprire se è necessario pagare l'indennità dei lavoratori. Potrebbe esserci un elenco di fattori da considerare o uno strumento che puoi utilizzare per valutare rapidamente se devi pagare per la copertura del risarcimento dei lavoratori
Metodo 3 di 3: scelta di un appaltatore indipendente da assumere
Passaggio 1. Identifica ciò di cui hai bisogno dal tuo appaltatore indipendente
Prima di iniziare a cercare un appaltatore indipendente, prenditi del tempo per capire esattamente di quali competenze avranno bisogno per completare il lavoro che hai per loro.
- Assumere un appaltatore indipendente può essere diverso dall'assumere un appaltatore per un lavoro di costruzione o un'altra posizione lavorativa. Anche i tuoi metodi per valutare le loro abilità ed esperienze saranno diversi.
- Ad esempio, se desideri che qualcuno scriva contenuti per il sito web della tua attività, potresti chiedere un campione di scrittura da valutare. Se vuoi anche che progettino le tue pagine di contenuto, d'altra parte, potresti cercare formazione o certificazioni di web design.
Passaggio 2. Chiedi ad amici o colleghi di fare riferimento
Se qualcuno che conosci e di cui ti fidi ha recentemente assunto un appaltatore indipendente per motivi simili, chiedi chi ha utilizzato. Un referral può farti risparmiare un sacco di tempo e denaro controllando il background di qualcuno.
- Scopri che tipo di lavoro svolge generalmente l'appaltatore indipendente e quanto lo ha pagato il tuo amico o collega.
- Chiedi specificamente se il tuo amico o collega ha delle riserve nel raccomandare l'appaltatore indipendente o se ha avuto problemi. Un problema che non era un problema per loro potrebbe essere un problema per te.
Passaggio 3. Eseguire un controllo approfondito dei precedenti
Anche se ti è stato consigliato un appaltatore indipendente, controlla le recensioni dell'appaltatore e scopri tutto ciò che puoi sulla sua reputazione nel settore. Cerca online per trovare il loro sito web. Se hanno un portfolio di progetti recenti, può darti un'idea se funzionerebbero bene per te.
- Se hanno licenze o certificazioni, verifica con l'agenzia che ha rilasciato la licenza o la certificazione e assicurati che sia valida e in regola.
- Esistono numerosi siti Web, come Upwork e Guru, in cui è possibile pubblicizzare lavori per appaltatori indipendenti e liberi professionisti. In genere gli appaltatori indipendenti fanno un'offerta per il tuo progetto e puoi selezionare quello che desideri utilizzare.
Passaggio 4. Intervista almeno 3 appaltatori indipendenti
Parlare con più persone non solo ti aiuta a trovare il miglior appaltatore indipendente qualificato per gestire il tuo progetto, ma ti permette anche di portare a termine il lavoro al giusto prezzo. Tieni a mente un importo che sei disposto a pagare per il lavoro e consenti agli appaltatori di presentare offerte per il progetto.
- Fai domande sulla loro esperienza passata e sulla competenza in materia. Scopri se hanno completato progetti simili ai tuoi.
- Ottieni i nomi dei clienti precedenti con progetti simili ai tuoi che puoi contattare in merito all'appaltatore.
Passaggio 5. Discutere il progetto in dettaglio
Il tuo appaltatore indipendente dovrebbe avere una buona idea in anticipo su quale lavoro vuoi che completi, di quali aspetti del lavoro sarà responsabile e per quanto tempo dovrebbe durare il lavoro.
- Soprattutto se lavorano per altri clienti, fatti un'idea di quante ore al giorno (o alla settimana) possono dedicare al tuo progetto. Se hai bisogno che siano disponibili in orari specifici, informali.
- Sii chiaro sulle tue aspettative per il progetto e sui tuoi obiettivi per il completamento. Se sarà loro richiesto di portare i propri strumenti o risorse per completare il progetto, comunicaglielo in anticipo.
